Halpa KYC tilitoimistolle: mistä voi säästää ja mistä ei

KYC:n voi hoitaa edullisesti, mutta säästö kannattaa hakea työajasta, ei velvoitteista. Laki ei vaadi tiettyä ohjelmaa, ja pienen riskin asiakkaalle menettelyä saa keventää riskiarvion perusteella. Riskiarviota, tunnistamista, pakotelistoja ja tietojen säilytystä ei voi jättää pois.

Päivitetty 6.11.20265 min lukuaika

Sisällys

Mistä KYC:n kustannus oikeasti syntyy?
Mistä voi säästää?
Mistä ei voi säästää?
Paljonko säästö voi lopulta maksaa?
Riittääkö Excel?
Tarkistuslista halvan KYC:n arviointiin
Mitä KYC maksaa Tydyyssä?
Usein kysyttyä

Pieni tilitoimisto katsoo KYC:tä usein samalla tavalla kuin vakuutusta: pakollinen kulu, joka ei tuo yhtään laskutettavaa tuntia. On järkevää etsiä edullisin tapa hoitaa se. Halpa KYC tarkoittaa kuitenkin kahta eri asiaa. Toinen on tehokkaasti hoidettu velvoite, toinen on velvoite, joka on jätetty puolitiehen.

Rahanpesulaki koskee myös pientä toimistoa. Lupa- ja valvontaviraston ohjeen mukaan laki tulee sovellettavaksi, vaikka toiminimiyrittäjä hoitaisi vain muutaman yrityksen kirjanpidon tai liikevaihto olisi vähäinen. Velvoitteet kokonaisuutena käydään läpi artikkelissa asiakkaan tunteminen tilitoimistossa.

Mistä KYC:n kustannus oikeasti syntyy?

Ohjelman hinta on yleensä pienin osa. Suurin kulu on oma työaika, joka kuluu:

tietojen pyytämiseen ja karhuamiseen asiakkaalta
tietojen kopiointiin rekistereistä ja lomakkeilta
pakotelistojen tarkistamiseen
päivitysten muistamiseen pitkäaikaisille asiakkaille
tietojen etsimiseen, kun valvoja tai kollega niitä kysyy.

Esimerkki: toimistolla on 120 asiakasta ja niillä yhteensä noin 360 edustajaa, hallituksen jäsentä ja edunsaajaa. Jos yhden nimen tarkistus eri listoilta vie 20 sekuntia, yksi kierros kestää kaksi tuntia. Lupa- ja valvontaviraston mukaan olemassa olevat asiakkaat on tarkistettava aina, kun listoja päivitetään. Kaksi kierrosta kuukaudessa on neljä tuntia, ja 48 euron omakustannuksella se tekee 192 euroa kuukaudessa pelkästään listojen tarkistamisesta. Omilla luvuillasi tulos voi olla pienempi tai suurempi, mutta laskelma kannattaa tehdä.

Mistä voi säästää?

Kevennä menettelyä pienen riskin asiakkailla

Jos riskiarvion perusteella asiakkaaseen liittyy vähäinen riski, voit noudattaa yksinkertaistettua menettelyä. Keventäminen voi koskea esimerkiksi tuntemistietojen määrää, lähteitä tai todentamisen ajoitusta. Valvojan ohje on tässä selvä: kyse on keventämisestä, ei velvoitteen poisjättämisestä, ja keventäminen on perusteltava riskiarviossa. Kevennys päättyy heti, jos asiakkaan toiminnassa näkyy jotain poikkeavaa.

Käytä asiakkaan omaa aikaa

Kun asiakas täyttää tiedot itse lomakkeelle tai linkin kautta, kirjanpitäjän työ muuttuu kirjoittamisesta tarkistamiseksi. PEP-asemasta riittää valvojan mukaan yksinkertaisimmillaan asiakkaan oma vastaus, jos sen todenperäisyyttä ei ole syytä epäillä.

Hae perustiedot rekistereistä

Yrityksen nimi, toimiala, hallitus ja edunsaajatiedot löytyvät julkisista rekistereistä. Kun ne esitäytetään, kirjoitusvirheet ja kopiointityö vähenevät.

Tee päivitykset riskin mukaan

Kaikkia asiakkaita ei tarvitse päivittää yhtä usein. Tiheämpi rytmi korkean riskin asiakkaille ja harvempi pienen riskin asiakkaille säästää aikaa ja on perusteltavissa riskiarviossa.

Mistä ei voi säästää?

Velvoite	Miksi siitä ei voi tinkiä
Rekisteröityminen valvontarekisteriin	Kirjanpitäjillä on hakeutumisvelvollisuus. Hakemus maksaa 460 euroa vuonna 2026.
Kirjallinen riskiarvio	Pelkkä mallipohja, johon täytetään yrityksen nimi, ei riitä.
Tunnistaminen ja todentaminen	Koskee myös tuttuja ja vanhoja asiakkaita.
Pakote- ja jäädyttämislistat	Tarkistusta omille asiakkaille ja edunsaajille ei voi sivuuttaa riskiarvion perusteella.
Tietojen säilytys	Vähintään viisi vuotta asiakassuhteen päättymisestä.
Henkilöstön koulutus	Ajankohdasta, sisällöstä ja osallistujista on pidettävä kirjaa.

Lisäksi jos velvoitteita ei pysty täyttämään, asiakassuhdetta ei saa perustaa tai ylläpitää.

Paljonko säästö voi lopulta maksaa?

Lupa- ja valvontavirasto voi määrätä julkisen varoituksen, rikemaksun tai seuraamusmaksun. Rikemaksu on oikeushenkilölle 1 000–100 000 euroa ja luonnolliselle henkilölle 500–10 000 euroa. Seuraamusmaksu on tarkoitettu vakaviin, toistuviin tai järjestelmällisiin rikkomuksiin. Virasto julkaisee tiedot seuraamuksista verkkosivuillaan, joten kulu ei ole pelkästään rahallinen.

Seuraamuksen voi saada myös pakotemenettelyjen puuttumisesta, vaikka pakotteita ei olisi tosiasiassa rikottu.

Riittääkö Excel?

Laki ei määrää menetelmää. Pakotelistat saa valvojan ohjeen mukaan tarkistaa käsin tai kaupallisella järjestelmällä, ja tuntemistiedot saa säilyttää järjestelmässä, joka on riittävän tietoturvallinen. Excel voi siis riittää hyvin pienelle toimistolle, jos nämä asiat ovat kunnossa:

tiedostoon pääsevät vain ne, joiden kuuluu päästä, ja henkilötunnukset on suojattu
listat tarkistetaan aina niiden päivittyessä, ja tarkistus kirjataan
päivitykset eivät jää yhden ihmisen muistin varaan
vanhentuneet tiedot poistetaan, kun säilytysaika on täynnä.

Käytännössä Excel on halvin vain, jos oma työaika lasketaan ilmaiseksi.

Tarkistuslista halvan KYC:n arviointiin

Toimisto on valvontarekisterissä
Riskiarvio on tehty omasta asiakaskunnasta, ei pelkästä mallipohjasta
Yksinkertaistetun menettelyn perusteet on kirjattu riskiarvioon
Laskelmassa on ohjelman hinnan lisäksi oma työaika
Pakotelistat tarkistetaan aina niiden päivittyessä
Päivitysrytmi on sovittu riskiluokittain
Tiedot ovat suojattuja, ja niiden avaukset voi tarvittaessa todentaa

Mitä KYC maksaa Tydyyssä?

Tydyyn KYC-lisäpalvelu maksaa 29,90 euroa kuukaudessa, ja hintaan sisältyy 50 asiakasyritystä. Sen ylittävistä yrityksistä veloitetaan 0,49 euroa yritykseltä kuukaudessa, eli 120 asiakasyritystä maksaa 64,20 euroa kuukaudessa (alv 0 %). Hintaan kuuluvat EU:n ja YK:n pakoteluetteloiden sekä keskusrikospoliisin jäädyttämislistan päivittäinen tarkistus, riskiluokat, päivitystehtävät sekä salattu henkilötunnusten ja liitteiden säilytys. Katso asiakkaan tunteminen ja hinnoittelu.

Ohjelma ei tee päätöksiä puolestasi: riskiarvio, riskiluokan perustelut ja epäilyttävien tilanteiden arviointi ovat edelleen toimiston vastuulla.

Tämä artikkeli on yleiskatsaus eikä oikeudellista neuvontaa. Tarkista ajantasaiset vaatimukset Lupa- ja valvontaviraston ohjeesta ja rahanpesulaista.

Usein kysyttyä

Mikä on halvin tapa hoitaa KYC tilitoimistossa?

Yleensä se, joka vie vähiten työaikaa ja täyttää silti kaikki velvoitteet. Hinnan lisäksi kannattaa laskea tietojen keruuseen, pakotelistojen tarkistamiseen ja päivityksiin kuluva aika.

Saako pieni tilitoimisto jättää osan KYC:stä tekemättä?

Ei. Toimiston koko vaikuttaa velvoitteiden laajuuteen, mutta ei poista niitä. Pienen riskin asiakkaalle menettelyä saa keventää, jos peruste on kirjattu riskiarvioon.

Riittääkö Excel KYC:n hoitoon?

Laki ei vaadi tiettyä ohjelmaa, joten Excel voi riittää. Silloin toimiston on itse huolehdittava tietoturvasta, pakotelistojen tarkistamisesta aina niiden päivittyessä sekä tietojen päivittämisestä ja poistamisesta.

Paljonko KYC:n laiminlyönnistä voi joutua maksamaan?

Rikemaksu on oikeushenkilölle 1 000–100 000 euroa. Vakavissa, toistuvissa tai järjestelmällisissä rikkomuksissa voidaan määrätä seuraamusmaksu, joka on suurempi. Lisäksi Lupa- ja valvontavirasto julkaisee tiedot seuraamuksista.

Katsotaan yhdessä, mitä sinun listallasi tydyy

Esittely kestää noin 30 minuuttia etäyhteydellä, eikä sinun tarvitse valmistella mitään.

Varaa esittely Kokeile ilmaiseksi