Vanhojen asiakkaiden KYC: näin kurot rästit kiinni

Sisällys

1. Miksi vanhat asiakkaat ovat erityinen riski?
2. Miten rästit kurotaan kiinni?
3. Millainen päivitysrytmi kannattaa sopia?
4. Tarkistuslista
5. Miten vanhat asiakkaat saa kuntoon Tydyyssä?
6. Usein kysyttyä

"Tämä asiakas on ollut meillä kaksikymmentä vuotta." Se kertoo paljon asiakassuhteesta, mutta rahanpesulain kannalta se ei korvaa mitään. Lupa- ja valvontaviraston ohjeen mukaan velvoitteet koskevat niin uusia kuin vanhoja asiakkaita. Ne on täytettävä silloinkin, kun kirjanpitäjä tuntee asiakkaan tai sen edustajan henkilökohtaisesti, vaikka ystävyyden tai sukulaisuuden kautta.

Monessa toimistossa uudet asiakkaat on hoidettu hyvin, mutta vanha asiakaskunta on kirjava: osasta on kopio ajokortista vuodelta 2014, osasta muistiinpano ja osasta ei mitään.

Miksi vanhat asiakkaat ovat erityinen riski?

Kirjanpitäjän asiakassuhteet ovat usein pitkiä, ja valvoja nostaa tämän erikseen esiin. Toimistolla on oltava selkeä toimintamalli siitä, miten pitkäaikaisten asiakkaiden tiedot pysyvät ajan tasalla.

Pitkässä asiakkuudessa ehtii tapahtua paljon:

• omistajat ja hallitus vaihtuvat
• liiketoiminta muuttuu tai laajenee ulkomaille
• henkilöllisyystodistuksen tiedot vanhenevat
• edunsaaja päätyy pakotelistalle tai poliittiseen tehtävään.

Jos velvoitteita ei pysty täyttämään, liikesuhdetta ei saa ylläpitää. Asia kannattaa siis hoitaa ennen kuin se muuttuu kiireelliseksi.

Miten rästit kurotaan kiinni?

1. Tee ensin riskiarvio

Riskiarvio kertoo, mitä tietoja eri asiakasryhmiltä tarvitaan. Ilman sitä kaikilta kerätään kaikki tai kukaan ei tiedä, mikä riittää. Ohje löytyy artikkelista tilitoimiston riskiarvio.

2. Tarkista pakotelistat heti

Tähän ei tarvita asiakkaalta mitään, kun asiakkaan ja edunsaajien nimet ovat tiedossa. Valvojan mukaan omien asiakkaiden ja edunsaajien tarkistusta ei voi sivuuttaa riskiarvion perusteella, joten tämä kannattaa tehdä ensimmäisenä. Tästä lisää artikkelissa PEP ja pakotelistat.

3. Kartoita tilanne

Tee lista asiakkaista ja merkitse jokaiselle:

Jo pelkkä kartoitus kannattaa säilyttää, koska se osoittaa, että toimisto on tunnistanut puutteet ja korjaa niitä.

4. Etene riskijärjestyksessä

Yksi järkevä järjestys on:

1. asiakkaat, joilla on ulkomaisia omistajia tai liiketoimintaa
2. toimialat, jotka riskiarviossa on arvioitu korkeammiksi
3. asiakkaat, joiden omistus tai toiminta on muuttunut
4. muut asiakkaat esimerkiksi aakkosjärjestyksessä tai vastuuhenkilöittäin.

Kymmenen asiakasta viikossa on 120 asiakkaan toimistossa noin kolmen kuukauden projekti. Sovi määrä, joka toimii arjen töiden ohella, ja vältä tilinpäätösruuhkaa.

5. Pyydä tiedot yhdellä viestillä

Asiakkaat suhtautuvat pyyntöön paremmin, kun sen tausta kerrotaan. Esimerkki:

Kerro samalla, että tietoja käytetään rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen. Toimiston on muutenkin ilmoitettava tästä asiakkaalle.

6. Älä unohda edustajan todentamista

Yritys tunnistetaan rekisteriotteella, mutta sen puolesta toimivan henkilön henkilöllisyys on todennettava erikseen ja edustusoikeus varmistettava. Taloushallintoliiton ohjeen mukaan Suomi.fi-valtuus ei yksin riitä todentamiseen. Tästä lisää artikkelissa etätunnistaminen tilitoimistossa.

7. Sovi, mitä tehdään, jos asiakas ei vastaa

Määritä muistutusten määrä ja vastuuhenkilö. Jos asiakas ei toimita tietoja, asiaa ei voi jättää roikkumaan. Tietojen antamatta jättäminen voi myös olla syy epäillä jotain, ja silloin tilanne pitää arvioida.

Millainen päivitysrytmi kannattaa sopia?

Rahanpesulaki edellyttää, että tiedot pidetään ajantasaisina, mutta ei määrää tarkkaa väliä. Kun EU:n rahanpesuasetus (EU) 2024/1624 tulee sovellettavaksi 10.7.2027, tiedot on päivitettävä korkean riskin asiakkailla vähintään vuosittain ja muilla vähintään viiden vuoden välein. Rytmi kannattaa rakentaa jo nyt tämän mukaiseksi.

Aikataulun lisäksi päivitys tarvitaan aina, kun jotain olennaista muuttuu, kuten omistus, hallitus tai liiketoiminta.

Tarkistuslista

• Riskiarvio on tehty ennen rästien purkamista
• Pakotelistat on tarkistettu koko asiakaskunnasta
• Jokaisen asiakkaan tilanne on kartoitettu
• Järjestys on päätetty riskin perusteella
• Asiakkaille on valmis viesti ja linkki tai lomake
• Edustajien henkilöllisyys todennetaan erikseen
• Vastaamattomien asiakkaiden käsittely on sovittu
• Päivitysrytmi on sovittu riskiluokittain

Miten vanhat asiakkaat saa kuntoon Tydyyssä?

Tydyyn KYC-näkymä näyttää koko asiakaskunnan tilan, ja puuttuvista voi luoda tehtävät vastuuhenkilöille yhdellä kertaa. Aiemmat KYC-tiedot voi tuoda käyttöönotossa Excel- tai CSV-tiedostosta. Asiakkaalle lähetetään kyselylinkki, ja seuraavan päivityksen määräpäivä tulee riskiluokasta. Oletuksena se on korkealla riskillä 12, normaalilla 36 ja matalalla 60 kuukautta, ja välit voi muuttaa asetuksista. Katso asiakkaan tunteminen.

Tämä artikkeli on yleiskatsaus eikä oikeudellista neuvontaa. Tarkista ajantasaiset vaatimukset Lupa- ja valvontaviraston ohjeesta.

Koskeeko KYC myös vanhoja asiakkaita?

Koskee. Lupa- ja valvontaviraston ohjeen mukaan tunnistaminen ja henkilöllisyyden todentaminen koskevat tilitoimiston uusia ja vanhoja asiakkaita.

Pitääkö KYC tehdä, jos tunnen asiakkaan henkilökohtaisesti?

Pitää. Velvoitteet on täytettävä silloinkin, kun kirjanpitäjä tuntee asiakkaan tai sen edustajan esimerkiksi ystävyys- tai sukulaisuussuhteen vuoksi.

Mitä teen, jos vanha asiakas ei toimita tietoja?

Muistuta ja kerro, että laki edellyttää tietoja. Jos velvoitteita ei pysty täyttämään, liikesuhdetta ei saa ylläpitää. Arvioi myös, antaako kieltäytyminen aihetta epäilyyn.

Kuinka usein vanhan asiakkaan tiedot pitää päivittää?

Rahanpesulaki edellyttää ajantasaisia tietoja, ja toimisto määrittelee rytmin riskiarvion perusteella. EU:n rahanpesuasetuksen mukaan 10.7.2027 alkaen korkean riskin asiakkaiden tiedot päivitetään vähintään vuosittain ja muiden vähintään viiden vuoden välein.

Katsotaan yhdessä, mitä sinun listallasi tydyy

Esittely kestää noin 30 minuuttia etäyhteydellä, eikä sinun tarvitse valmistella mitään.

Varaa esittely Kokeile ilmaiseksi