Etätunnistaminen tilitoimistossa: mikä riittää?

Sisällys

1. Mitä eroa on tunnistamisella ja todentamisella?
2. Milloin kyse on etätunnistamisesta?
3. Mitkä tavat ovat käytettävissä?
4. Riittääkö videotunnistus?
5. Riittääkö sähköpostilla lähetetty kopio?
6. Riittääkö Suomi.fi-valtuus?
7. Mitä tietoja pitää säilyttää?
8. Mitä riskiarvioon kirjataan?
9. Tarkistuslista
10. Miten etätunnistaminen toimii Tydyyssä?
11. Usein kysyttyä

Moni tilitoimisto ei tapaa asiakkaitaan enää koskaan kasvokkain. Aineisto kulkee ohjelmistossa, palaverit pidetään verkossa ja sopimus allekirjoitetaan sähköisesti. Rahanpesulain kannalta tämä tarkoittaa etätunnistamista, johon on omat sääntönsä.

Mitä eroa on tunnistamisella ja todentamisella?

Lupa- ja valvontaviraston ohjeen mukaan tunnistaminen on henkilöllisyyden selvittämistä vapaamuotoisesti asiakkaan antamien tietojen perusteella, esimerkiksi nimeä kysymällä. Todentaminen on henkilöllisyyden varmentamista luotettavasta ja riippumattomasta lähteestä.

Yritysasiakkaalla tämä tehdään kahdessa osassa:

• Yritys todennetaan kaupparekisteriotteella tai vastaavalla otteella julkisesta rekisteristä.
• Yrityksen puolesta toimiva henkilö tunnistetaan ja todennetaan erikseen, ja lisäksi varmistetaan, että hänellä on oikeus edustaa yritystä.

Paikan päällä kelpaavat esimerkiksi suomalaisen viranomaisen myöntämä voimassa oleva passi, henkilökortti, ajokortti tai kuvallinen Kela-kortti.

Milloin kyse on etätunnistamisesta?

Etätunnistamisesta on kyse aina, kun asiakas ei ole läsnä tunnistettaessa. Myös videon välityksellä tehty tunnistus on etätunnistamista.

Etänä toimimiseen voi liittyä tavanomaista suurempi riski, jos todentamiseen ei käytetä vahvaa sähköistä tunnistautumista. Silloin etäasioinnissa on noudatettava tehostettua menettelyä.

Mitkä tavat ovat käytettävissä?

Valvojan ohjeen mukaan toimiston on etätunnistamisessa käytettävä ainakin yhtä näistä keinoista:

Valvoja muistuttaa, että riittävä todentaminen voi edellyttää useiden keinojen yhdistämistä.

Riittääkö videotunnistus?

Ei yksin. Pelkkä henkilöllisyysasiakirjan näyttäminen videolla ei riitä. Valvojan mukaan riittävänä pidetään esimerkiksi tapaa, jossa asiakas toimittaa asiakirjasta kopion, näyttää saman asiakirjan videolla ja lisäksi toimittaa muita asiakirjoja, kuten rekisteriotteita tai pöytäkirjoja, tai niitä hankitaan muualta.

Riittääkö sähköpostilla lähetetty kopio?

Ei yleensä sellaisenaan, koska kopio ei osoita, että lähettäjä on sama henkilö. Lisäksi henkilötunnuksen ja asiakirjakopion lähettäminen salaamattomana sähköpostina on tietoturvariski. Suojattu lähetystapa ja lisäselvitys ovat parempia.

Riittääkö Suomi.fi-valtuus?

Taloushallintoliiton ohjeen mukaan ei. Valtuus kertoo oikeudesta asioida yrityksen puolesta, mutta asiakkaan antama valtuus ei riitä henkilöllisyyden todentamiseen. Se on hyödyllinen tieto edustusoikeudesta, ei todentamiskeino.

Mitä tietoja pitää säilyttää?

Jos asiakas tunnistetaan paikan päällä, säilytetään asiakirjan nimi, numero tai muu tunniste ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta. Etätunnistetusta asiakkaasta säilytetään tiedot todentamisessa käytetystä menettelystä tai lähteistä sekä tiedot, jotka on saatu sähköisen tunnistamisen kautta.

Tiedot säilytetään luotettavasti vähintään viisi vuotta asiakassuhteen päättymisestä. Pidä tiedot suojattuina ja rajaa pääsy niihin.

Mitä riskiarvioon kirjataan?

Jos toimisto käyttää etätunnistamista, sen on käsiteltävä riskiarviossaan etätunnistamisen riskit ja riskienhallintakeinot. Lisäksi tarvitaan menettelytavat, joissa kerrotaan pyydettävät tiedot ja se, milloin ne riittävät. Hyvä menettely vastaa näihin:

• mikä on ensisijainen tapa
• mitä tehdään, jos asiakkaalla ei ole suomalaisia tunnistusvälineitä
• miten ulkomaalaisen edustajan henkilöllisyys varmistetaan
• milloin tilanne katsotaan korkeammaksi riskiksi
• kuka hyväksyy poikkeukset.

Ulkomaisella asiakkaalla, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, säilytetään lisäksi kansalaisuus ja matkustusasiakirjan tiedot.

Tarkistuslista

• Yritys on todennettu rekisteriotteella
• Edustajan henkilöllisyys on todennettu erikseen
• Edustusoikeus on varmistettu
• Käytetty etätunnistamisen menettely on kirjattu
• Ilman vahvaa tunnistusta noudatetaan tehostettua menettelyä
• Etätunnistaminen on käsitelty riskiarviossa
• Ulkomaalaisten edustajien menettely on sovittu
• Asiakirjat kulkevat suojatusti, eivät tavallisessa sähköpostissa

Miten etätunnistaminen toimii Tydyyssä?

Tydyyn KYC-kyselyssä asiakkaan edustaja voi vahvan tunnistuksen ollessa käytössä tunnistautua pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella, jolloin nimi ja henkilötunnus tulevat tunnistuksesta ja edustaja tallentuu vahvasti tunnistettuna. Muuten henkilöllisyyden todentaa kirjanpitäjä. Vastaaja ilmoittaa myös edustusoikeutensa perusteen. Henkilötunnukset, asiakirjanumerot ja liitteet tallennetaan salattuina. Katso asiakkaan tunteminen.

Koko prosessista kerrotaan artikkelissa automatisoitu KYC osana onboardingia.

Tämä artikkeli on yleiskatsaus eikä oikeudellista neuvontaa. Tarkista ajantasaiset vaatimukset Lupa- ja valvontaviraston ohjeesta.

Saako tilitoimisto tunnistaa asiakkaan etänä?

Saa. Etätunnistamisessa on käytettävä lisäkeinoja, kuten vahvaa sähköistä tunnistusta tai lisäasiakirjoja luotettavasta lähteestä. Menettely on kirjattava ja käsiteltävä riskiarviossa.

Riittääkö henkilöllisyystodistuksen näyttäminen videolla?

Ei yksin. Lupa- ja valvontaviraston mukaan lisäksi tarvitaan muita selvityksiä, esimerkiksi kopio samasta asiakirjasta sekä rekisteriotteita tai pöytäkirjoja.

Riittääkö Suomi.fi-valtuus henkilöllisyyden todentamiseen?

Ei. Taloushallintoliiton ohjeen mukaan asiakkaan antama Suomi.fi-valtuus ei riitä todentamiseen. Se osoittaa asiointioikeuden, mutta henkilöllisyys on todennettava muulla tavalla.

Täytyykö yrityksen kaikki hallituksen jäsenet todentaa?

Hallituksen jäsenten tiedot kerätään, mutta henkilöllisyys todennetaan ainakin yrityksen puolesta toimivalta edustajalta. Sitä, milloin tosiasiallisten edunsaajien henkilöllisyys todennetaan, kannattaa linjata riskiarviossa.

Katsotaan yhdessä, mitä sinun listallasi tydyy

Esittely kestää noin 30 minuuttia etäyhteydellä, eikä sinun tarvitse valmistella mitään.

Varaa esittely Kokeile ilmaiseksi