Tekoäly tilitoimistossa: hyödyt, rajat ja turvallinen käyttö

Sisällys

1. Mihin tekoälyä kannattaa käyttää tilitoimistossa?
2. Mihin tekoälyä ei pidä käyttää?
3. Mitä tietoja tekoälylle saa antaa?
4. Miten tekoälyavustaja liitetään omiin järjestelmiin?
5. Miten tekoälyn käyttö aloitetaan hallitusti?
6. Tarkistuslista
7. Miten Tydyyn tekoälyliitäntä toimii?
8. Usein kysyttyä

Tekoälystä puhutaan tilitoimistoalalla kahdella tavalla. Toisten mielestä se korvaa kirjanpitäjän, toisten mielestä se on liian epäluotettava ammattikäyttöön. Kumpikaan ei kuvaa arkea. Hyödyllisimmillään tekoäly on avustaja, joka hakee tiedon nopeammin kuin sinä ehdit avata oikean näkymän, ja joka tekee luonnoksen, jonka sinä tarkistat.

Mihin tekoälyä kannattaa käyttää tilitoimistossa?

Hyviä käyttötapoja yhdistää se, että lopputulos on helppo tarkistaa ja päätöksen tekee ihminen:

• Tiedonhaku omasta järjestelmästä. "Mitkä tehtäväni erääntyvät tällä viikolla?" tai "Kenen asiakkaiden materiaali puuttuu?"
• Yhteenvedot. Asiakkaan tilanne ennen palaveria, kuukauden laskuttamattomat tunnit tai tiimin kuormitus.
• Luonnokset. Sähköposti asiakkaalle puuttuvista tositteista, hinnanmuutosilmoitus tai laskuluonnos tunneista.
• Laskelmat ja simuloinnit. "Mitä 5 prosentin korotus paketteihin tekisi katteelle?"
• Rutiinitoiminnot. Ajastimen käynnistäminen, kirjauksen korjaaminen tai tehtävän kuittaaminen puheella tai tekstillä.

Mihin tekoälyä ei pidä käyttää?

• Lopullisiin verotulkintoihin. Tekoäly voi tuottaa uskottavan näköisen mutta väärän vastauksen. Tarkista aina lähde, kuten Verohallinnon ohje tai laki.
• Asiakkaalle lähtevään viestintään ilman tarkistusta. Luonnos on luonnos, kunnes ihminen on lukenut sen.
• Päätöksiin, joista tilitoimisto on vastuussa. Riskiluokka, asiakkuuden hyväksyminen ja epäilyttävän liiketoimen ilmoittaminen ovat ihmisen päätöksiä.

Mitä tietoja tekoälylle saa antaa?

Tilitoimisto käsittelee asiakkaidensa liikesalaisuuksia ja henkilötietoja, kuten palkkoja ja henkilötunnuksia. Siksi ratkaisevaa on, mihin palveluun tiedot annetaan:

• Kuluttajapalveluihin ei liitetä asiakasaineistoa. Ilmaisen chatbotin ehdot voivat sallia syötteiden käytön mallin kehittämiseen.
• Yrityskäyttöön tarkoitetulla palvelulla on oltava sopimus. Tarkista, että palveluntarjoaja ei käytä syötteitä mallin opettamiseen ja että henkilötietojen käsittelystä on tehty sopimus.
• Henkilötunnuksia ja liitteitä ei kopioida keskusteluun. Jos tieto ei ole välttämätön vastauksen kannalta, sitä ei anneta.
• Käytöstä sovitaan toimiston sisällä. Kirjoita lyhyt ohje siitä, mitä palveluja saa käyttää ja millaisilla tiedoilla.

Miten tekoälyavustaja liitetään omiin järjestelmiin?

Tekoälyavustajasta tulee todella hyödyllinen vasta, kun se näkee toimiston omat tiedot: tehtävät, kirjaukset ja kannattavuuden. Tähän käytetään yhä useammin MCP-liitäntää (Model Context Protocol). Se on avoin standardi, jolla tekoälyavustaja voi käyttää toisen järjestelmän tietoja ja toimintoja hallitusti.

Hyvässä liitännässä:

• käyttäjä kirjautuu samalla tilillä kuin itse järjestelmään, eikä salasanoja tai pysyviä avaimia kopioida avustajaan
• avustaja näkee vain ne tiedot, joihin käyttäjän rooli oikeuttaa
• kriittiset toiminnot, kuten laskun lähettäminen, on rajattu pois
• jokainen avustajan kautta tehty muutos jää historiaan, ja siitä näkee, että muutos tuli avustajan kautta
• yhteyden voi katkaista milloin tahansa.

Miten tekoälyn käyttö aloitetaan hallitusti?

1. Valitse palvelu, jolle on yrityskäytön ehdot ja henkilötietojen käsittelysopimus.
2. Kirjoita pelisäännöt: mitä saa käyttää, mitä tietoja saa antaa ja kuka tarkistaa tuotokset.
3. Aloita tiedonhausta ja yhteenvedoista, joissa virhe on helppo huomata.
4. Liitä avustaja toiminnanohjaukseen vasta, kun käyttöoikeudet ja lokitus on varmistettu.
5. Seuraa, mihin aikaa säästyy. Jos säästö ei näy, käyttötapa ei ole oikea.

Tarkistuslista

• Toimistolla on kirjallinen ohje tekoälyn käytöstä
• Käytetyllä palvelulla on yrityskäytön ehdot ja käsittelysopimus
• Asiakasaineistoa ei anneta kuluttajapalveluihin
• Henkilötunnuksia ja liitteitä ei kopioida keskusteluihin
• Liitäntä noudattaa käyttäjän roolia ja käyttöoikeuksia
• Avustajan kautta tehdyt muutokset näkyvät historiassa
• Asiakkaalle lähtevä teksti tarkistetaan aina ennen lähettämistä

Miten Tydyyn tekoälyliitäntä toimii?

Tydyyn voi lisätä tekoälyavustajaan MCP-liitäntänä, ja kirjautuminen tapahtuu samalla tilillä kuin sovellukseen. Avustaja voi hakea tehtäviä, käynnistää ajastimen, korjata kirjauksia, laskea kannattavuutta ja tehdä laskuluonnoksen, mutta vain niillä oikeuksilla, jotka käyttäjän rooli sallii. Laskua ei koskaan lähetetä avustajan kautta, ja jokainen avustajan tekemä muutos tallentuu historiaan omalla lähteellään. Pääsytunniste on voimassa 15 minuuttia, ja yhteyden voi katkaista asetuksista. Katso tekoälyliitäntä.

Toiminnanohjauksesta kokonaisuutena kerrotaan artikkelissa tilitoimiston toiminnanohjaus.

Voiko tekoäly tehdä kirjanpidon?

Tekoäly voi avustaa esimerkiksi tiliöintiehdotuksissa ja tiedonhaussa, mutta tilitoimisto vastaa työn oikeellisuudesta. Kirjanpidon ja verotuksen ratkaisut tarkistaa ja hyväksyy ihminen.

Saako asiakkaan tietoja syöttää ChatGPT:n kaltaiseen palveluun?

Vain, jos palvelu on yrityskäyttöön tarkoitettu, sen ehdot estävät syötteiden käytön mallin opettamiseen ja henkilötietojen käsittelystä on sopimus. Kuluttajaversioihin asiakasaineistoa ei pidä antaa.

Mikä on MCP-liitäntä?

MCP (Model Context Protocol) on avoin standardi, jolla tekoälyavustaja voi käyttää toisen järjestelmän tietoja ja toimintoja. Hyvin toteutettuna avustaja toimii käyttäjän omilla oikeuksilla, ja sen tekemät muutokset näkyvät historiassa.

Mistä tekoälyn käyttö kannattaa aloittaa?

Tiedonhausta ja yhteenvedoista, koska niissä virhe on helppo huomata. Kun käyttö on vakiintunut ja käyttöoikeudet on varmistettu, avustajan voi liittää myös toiminnanohjaukseen.

Katsotaan yhdessä, mitä sinun listallasi tydyy

Esittely kestää noin 30 minuuttia etäyhteydellä, eikä sinun tarvitse valmistella mitään.

Varaa esittely Kokeile ilmaiseksi