Tilitoimiston toiminnanohjausjärjestelmä: mitä sen pitää osata?

Sisällys

1. Miksi tilitoimisto tarvitsee oman toiminnanohjauksen?
2. 1. Tarjous ja sopimus: syntyykö asiakas kerralla?
3. 2. Asiakkaan tunteminen: onko KYC samassa paikassa?
4. 3. Käynnistys: muistaako järjestelmä aloitustehtävät?
5. 4. Resursointi: kenelle uusi asiakas mahtuu?
6. 5. Toistuvat tehtävät ja eräpäivät: syntyykö lista itsestään?
7. 6. Tiimit ja poissaolot: toimiiko lista ilman tekijäänsä?
8. 7. Työaika ja kellotus: riittääkö yksi napautus?
9. 8. Laskutus: syntyvätkö luonnokset kaikille kerralla?
10. 9. Kannattavuus ja raportointi: tiedätkö, mikä asiakas kannattaa?
11. Hinnoittelumalli: maksatko asiakkaista vai käyttäjistä?
12. Tulostettava valintalista
13. Miten Tydyy hoitaa tämän?
14. Usein kysyttyä

Useimmissa tilitoimistoissa toiminnanohjaus on syntynyt vähitellen. Tehtävät ovat taulukossa, eräpäivät kalenterissa, tunnit yhdessä ohjelmassa, sopimukset kansiossa ja laskutuksen poikkeukset kirjanpitäjän muistissa. Se toimii niin kauan, kun kaikki ovat paikalla ja asiakkaita on sopivasti.

Ongelmat alkavat tavallisesti kolmesta kohdasta: joku jää lomalle, asiakasmäärä kasvaa tai omistaja haluaa tietää, mikä asiakas oikeasti kannattaa. Silloin hajallaan oleva tieto maksaa: tuuraaja ei löydä ohjeita, laskulta puuttuu ylitys ja kannattavuus on arvio.

Toiminnanohjausjärjestelmä (englanniksi usein ERP) ratkaisee tämän kokoamalla tiedot yhteen paikkaan. Kaikki järjestelmät eivät kuitenkaan ole tehty tilitoimistolle. Siksi tämä opas käy läpi asiakkuuden vaiheet samassa järjestyksessä kuin työ etenee, ja jokaisen kohdalla kysymykset, jotka kannattaa esittää myyjälle tai kokeilujakson aikana.

Miksi tilitoimisto tarvitsee oman toiminnanohjauksen?

Yleiset projektityökalut ja tehtävälistat on tehty kertaluonteisille projekteille. Tilitoimiston työ on päinvastaista: samat tehtävät toistuvat kuukaudesta toiseen, ja eräpäivät tulevat laista eivätkä asiakkaalta.

Tilitoimistolle tehty järjestelmä tuntee nämä rakenteet valmiiksi:

• Toisto ja eräpäivät: ALV-kausi, palkkapäivä ja tilikausi määräävät, milloin tehtävä syntyy ja milloin se on valmis.
• Asiakaskohtaiset erot: sama kirjanpitotehtävä on eri asiakkailla eri ohjelmistossa, eri kielellä ja eri tarkistuslistalla.
• Pakettihinnoittelu: kuukausihintaan sisältyy tietty määrä työtä, ja ylitykset laskutetaan erikseen.
• Viranomaisvelvoitteet: rahanpesulaki edellyttää asiakkaan tuntemista ja tietojen säilyttämistä.

Jos järjestelmä ei ymmärrä näitä, ne rakennetaan käsin, ja käsin rakennettu järjestelmä vaatii aina jonkun, joka muistaa sen säännöt.

1. Tarjous ja sopimus: syntyykö asiakas kerralla?

Asiakkuus alkaa tarjouksesta. Jos tarjous tehdään tekstinkäsittelyssä ja hyväksytyn tarjouksen tiedot kirjoitetaan uudelleen asiakasrekisteriin, hinnoitteluun ja sopimukseen, sama tieto syötetään kolme kertaa. Jokainen kerta on mahdollisuus virheeseen.

Kysy järjestelmältä:

1. Voiko tarjouksen tehdä samoista palvelupaketeista ja hinnoista, joilla myöhemmin laskutetaan?
2. Syntyvätkö asiakas, hinnoittelu ja sopimus hyväksytystä tarjouksesta ilman uudelleen kirjoittamista?
3. Näkeekö tarjousta tehdessä arvioidun työmäärän ja €/h-tuoton verrattuna tavoitteeseen?
4. Näkeekö avoimet tarjoukset, osumaprosentin ja häviämisen syyt?

Kolmas kohta on aliarvostettu. Kun uusi asiakas hinnoitellaan, arvio työmäärästä on usein kirjanpitäjän päässä. Jos järjestelmä laskee tehtäväpohjista tunnit ja vertaa niitä hintaan, alihinnoittelu huomataan ennen sopimusta eikä vuoden päästä. Hinnoittelusta lisää artikkelissa kirjanpitopaketin hinnoittelu.

2. Asiakkaan tunteminen: onko KYC samassa paikassa?

Rahanpesulaki velvoittaa tilitoimiston tunnistamaan asiakkaan, selvittämään tosiasialliset edunsaajat ja arvioimaan riskin. Monessa toimistossa nämä tiedot ovat erillisessä palvelussa tai kansiossa, eikä kukaan näe yhdellä silmäyksellä, kenen tiedot ovat vanhentumassa.

Kysy järjestelmältä:

1. Näkyykö asiakkaan tuntemisen tila jokaisen asiakkaan kohdalla (kunnossa, kesken, päivitys lähestyy, vanhentunut)?
2. Tarkistetaanko pakotelistat automaattisesti ja säännöllisesti, ei vain asiakkuuden alussa?
3. Tallennetaanko henkilötunnukset ja liitteet salattuina, ja kirjataanko niiden avaukset lokiin?
4. Poistuvatko tiedot säilytysajan jälkeen hallitusti?

Rahanpesulain käytännön vaatimukset on käyty läpi tarkemmin artikkelissa asiakkaan tunteminen tilitoimistossa.

3. Käynnistys: muistaako järjestelmä aloitustehtävät?

Uuden asiakkaan aloitus on pieni projekti: toimeksiantosopimus, Suomi.fi-valtuudet, ohjelmistotunnukset, avaavat saldot ja aloituspalaveri. Jos nämä ovat kirjanpitäjän muistin varassa, jokin unohtuu juuri silloin, kun asiakassuhde on herkimmillään.

Kysy järjestelmältä:

1. Syntyykö uudelle asiakkaalle käynnistystehtävä tarkistuslistoineen automaattisesti?
2. Saako jokainen vastuuhenkilö (kirjanpito, palkat, reskontra) oman aloitustehtävänsä?
3. Alkavatko toistuvat tehtävät oikeasta jaksosta, kun asiakkuus alkaa?

4. Resursointi: kenelle uusi asiakas mahtuu?

Kun uusi asiakas on tulossa, kysymys kuuluu: kenen kalenteriin se mahtuu? Ilman tietoa kuormituksesta vastaus perustuu tuntumaan, ja tuntuma osuu usein siihen, joka valittaa vähiten.

Kysy järjestelmältä:

1. Lasketaanko henkilöiden kuormitus tulevien tehtävien suunnitellusta ajasta, ei vain menneistä tunneista?
2. Huomioidaanko kausivaihtelu, kuten tilinpäätöskausi, ja poissaolot?
3. Näkeekö ennen sopimusta, miten uusi asiakas vaikuttaa kuormaan 12 kuukauden aikana?
4. Huomioiko ehdotus osaamisen, kuten ohjelmiston ja asiointikielen?

5. Toistuvat tehtävät ja eräpäivät: syntyykö lista itsestään?

Tämä on toiminnanohjauksen ydin. Tilitoimiston tehtävälista ei ole to-do-lista, vaan kalenteri, jonka lait ja asiakkaiden sopimukset määräävät.

Kysy järjestelmältä:

1. Syntyvätkö tehtävät pohjista automaattisesti riittävän pitkälle eteenpäin, esimerkiksi vuodeksi?
2. Siirtyvätkö eräpäivät oikein viikonlopun ja arkipyhien yli?
3. Päivittyvätkö tulevat tehtävät, kun asiakkaan tiedot muuttuvat (esimerkiksi ALV-kausi vaihtuu), koskematta jo aloitettuihin?
4. Voiko tarkistuslistan määrittää asiakaskohtaisesti, ja voiko pakollinen vaihe estää kuittauksen?
5. Näkyykö materiaalin tila: keneltä aineisto on tullut ja keneltä ei?
6. Kulkevatko edellisen jakson muistiinpanot seuraavalle kerralle?

Eräpäivistä on oma koosteensa artikkelissa tilitoimiston vuosikello 2027.

6. Tiimit ja poissaolot: toimiiko lista ilman tekijäänsä?

Lomakausi paljastaa, kuinka paljon tietoa on yksittäisten ihmisten varassa. Hyvä järjestelmä tekee tuuraamisesta tylsää: tuuraaja näkee tehtävät, ohjeet ja asiakkaan tiedot samasta paikasta.

Kysy järjestelmältä:

1. Näkyvätkö poissaolijan tehtävät tuuraajalle automaattisesti, ja palautuvatko ne poissaolon päätyttyä?
2. Voiko tehtävän antaa koko tiimille niin, että kuka tahansa jäsen voi ottaa sen?
3. Siirtyvätkö avoimet ja tulevat tehtävät kerralla, kun vastuuhenkilö vaihtuu?

7. Työaika ja kellotus: riittääkö yksi napautus?

Pakettihinnoittelussakin tunnit kannattaa kirjata, koska ilman niitä kannattavuutta ei voi laskea. Kirjaamisen pitää kuitenkin olla niin kevyttä, ettei kukaan joudu jälkikäteen arvailemaan, mihin päivä meni.

Kysy järjestelmältä:

1. Käynnistyykö ajastin suoraan tehtävältä, ja voiko sen käynnistää puhelimella ja pysäyttää koneella?
2. Näkyykö päivän lopussa kohdistamaton aika, eli ero työajan ja tehtäville kirjatun ajan välillä?
3. Hoituvatko liukuma, työaikapankki sekä lisä- ja ylityöt taloushallintoalan työehtosopimuksen mukaan?
4. Saako palkka-aineiston palkkajärjestelmään ilman käsityötä?

8. Laskutus: syntyvätkö luonnokset kaikille kerralla?

Kuukauden laskutus on monessa toimistossa päivän projekti: pakettihinnat, ylitykset, tuntityöt, kappaleveloitukset ja lisenssimaksut kerätään eri paikoista. Juuri tässä vaiheessa raha jää helpoimmin pöydälle.

Kysy järjestelmältä:

1. Kootaanko paketit, ylitykset, tuntityö, kappaleet ja palvelumaksut asiakkaittain automaattisesti?
2. Syntyvätkö laskuluonnokset kaikille asiakkaille kerralla?
3. Näkyykö vertailu edelliseen kuukauteen, jotta poikkeamat huomaa ennen lähettämistä?
4. Siirtyvätkö luonnokset tuntiliitteineen taloushallinto-ohjelmaan (esimerkiksi Procountor, Netvisor tai Fennoa)?
5. Estääkö järjestelmä saman työn laskuttamisen kahdesti?

9. Kannattavuus ja raportointi: tiedätkö, mikä asiakas kannattaa?

Viimeinen vaihe sulkee kaaren: kun tunnit, hinnat ja omakustannukset ovat samassa järjestelmässä, kannattavuus lasketaan eikä arvata.

Kysy järjestelmältä:

1. Näkyykö kate asiakkaittain, paketeittain ja henkilöittäin?
2. Varoittaako järjestelmä paketista, jonka toteutunut €/h on jäänyt alle tavoitteen?
3. Voiko hinnanmuutoksen vaikutuksen laskea ennen päätöstä?
4. Näkyvätkö laskutusaste ja käyttöaste kuukausittain?

Hinnoittelumalli: maksatko asiakkaista vai käyttäjistä?

Toiminnanohjausjärjestelmien hinnoittelu perustuu yleensä joko käyttäjien määrään tai asiakasyritysten määrään. Ero kannattaa laskea omilla luvuillasi, koska se vaikuttaa siihen, mitä kasvu maksaa.

Jos hinta nousee jokaisen uuden asiakasyrityksen myötä, järjestelmä verottaa juuri sitä, mitä toimisto tavoittelee. Käyttäjäkohtainen hinta taas kasvaa vain, kun toimistoon tulee lisää tekijöitä. Vertailun näkökulmia on koottu artikkeliin tilitoimisto-ohjelmiston valinta.

Tulostettava valintalista

Käy lista läpi demossa tai kokeilujakson aikana omilla asiakkaillasi. Jos kohta ei toteudu, kysy, miten se hoidetaan, ja arvioi, kuka sen käsityön tekee.

• Hyväksytystä tarjouksesta syntyvät asiakas, hinnoittelu ja sopimus kerralla
• Asiakkaan tuntemisen tila näkyy jokaisella asiakkaalla, ja pakotelistat tarkistetaan säännöllisesti
• Uudelle asiakkaalle syntyy käynnistystehtävä tarkistuslistoineen
• Kuormitus näkyy 12 kuukautta eteenpäin kausivaihtelu ja poissaolot huomioiden
• Toistuvat tehtävät syntyvät pohjista, ja eräpäivät siirtyvät viikonlopun ja pyhien yli
• Tarkistuslistan voi määrittää asiakaskohtaisesti
• Poissaolijan tehtävät näkyvät tuuraajalle ja palautuvat itsestään
• Ajastin käynnistyy tehtävältä, ja kohdistamaton aika näkyy päivän lopussa
• Laskuluonnokset syntyvät kaikille kerralla ja siirtyvät taloushallinto-ohjelmaan
• Kate näkyy asiakkaittain ja paketeittain, ja alihinnoittelusta varoitetaan
• Hinta ei nouse asiakasmäärän mukana
• Koko datan saa ulos milloin tahansa

Miten Tydyy hoitaa tämän?

Tydyy on tehty tälle listalle: jokainen yllä oleva vaihe on samassa palvelussa, ja tieto kulkee tarjouksesta raportointiin ilman uudelleen kirjoittamista. Asiakkaan tunteminen on saatavilla lisäpalveluna. Hinta määräytyy käyttäjien mukaan, eikä asiakasyritysten määrä vaikuta siihen. Ominaisuudet vaihe vaiheelta löytyvät ominaisuussivulta.

Mikä on tilitoimiston toiminnanohjausjärjestelmä?

Se on ohjelmisto, joka kokoaa tilitoimiston oman työn ohjauksen yhteen: asiakkaat ja sopimukset, toistuvat tehtävät ja eräpäivät, työajan, laskutuksen ja kannattavuuden. Asiakkaiden kirjanpito tehdään edelleen taloushallinto-ohjelmassa.

Korvaako toiminnanohjaus kirjanpito-ohjelman?

Ei. Kirjanpito-ohjelmassa tehdään asiakkaan kirjanpito, toiminnanohjauksessa ohjataan tilitoimiston omaa työtä. Hyvä järjestelmä siirtää laskuluonnokset kirjanpito-ohjelmaan, joten niitä ei tarvitse kirjoittaa kahteen kertaan.

Kuinka pitkään käyttöönotto kestää?

Se riippuu siitä, miten tiedot saadaan siirrettyä. Jos asiakkaat, sopimukset ja historia tuodaan nykyisestä järjestelmästä ja tehtäväpohjat ovat valmiina, perusasiat ovat käytössä päivissä. Tehtäväpohjien hiominen omaan tapaan jatkuu yleensä ensimmäiset kuukaudet.

Kannattaako pienen tilitoimiston hankkia toiminnanohjausjärjestelmä?

Kannattaa, jos tehtäviä seurataan taulukossa ja eräpäivät ovat yhden ihmisen muistin varassa. Pienelle toimistolle sopii parhaiten käyttäjäkohtainen hinnoittelu, jossa ei makseta asiakasmäärän mukaan.

Kokeile Tydyytä 14 päivää maksutta

Tehtävät, työaika, laskutus ja kannattavuus samassa palvelussa. Asiakasyritysten määrä ei vaikuta hintaan.

Kokeile ilmaiseksi Varaa esittely