Tilitoimisto-ohjelmistot 2027: näin vertailet vaihtoehtoja

Sisällys

1. Mistä vertailu kannattaa aloittaa?
2. Mitä ominaisuuksia kannattaa vertailla?
3. Miten hinnoittelumallit eroavat?
4. Mitä kokonaiskustannukseen kuuluu kuukausihinnan lisäksi?
5. Mitä tietoturvasta ja sopimusehdoista pitää kysyä?
6. Miten demo ja kokeilujakso käytetään hyödyksi?
7. Vertailupohja tulostettavaksi
8. Miten Tydyy sijoittuu vertailussa?
9. Usein kysyttyä

Ohjelmiston vaihto on tilitoimistolle iso päätös. Se koskee jokaista työntekijää ja jokaista asiakasta, ja väärä valinta näkyy vuosia: käsityönä, kiertoteinä ja laskuina, joita ei osattu ennakoida.

Siksi vertailu kannattaa tehdä järjestelmällisesti. Tämä artikkeli antaa siihen rungon: mitä vertaillaan, miten hinnat lasketaan oikein ja miten kokeilujakso käytetään hyödyksi.

Mistä vertailu kannattaa aloittaa?

Aloita omista tarpeista, ei ohjelmistojen ominaisuuslistoista. Kirjaa ylös:

1. Mikä nyt vie eniten aikaa? Esimerkiksi kuukauden laskutus, eräpäivien seuranta tai tuuraukset.
2. Missä virheitä syntyy? Unohtuneet ylitykset, myöhästyneet ilmoitukset, vanhentuneet KYC-tiedot.
3. Mitä haluat tietää, mutta et nyt tiedä? Esimerkiksi asiakaskohtaisen kannattavuuden.
4. Mitä ohjelmia käytätte ja mitkä niistä jäävät? Esimerkiksi taloushallinto-ohjelmat, joihin laskut siirretään.

Lista toimii vertailun mittapuuna. Ominaisuus, joka ei ratkaise yhtäkään listan ongelmaa, ei ole valintaperuste.

Mitä ominaisuuksia kannattaa vertailla?

Hyvä tapa jäsentää vertailu on käydä läpi asiakkuuden vaiheet: tarjous, sopimus, asiakkaan tunteminen, käynnistys, resursointi, toistuvat tehtävät, työaika, laskutus ja raportointi. Jokaisen vaiheen tarkat kysymykset on koottu artikkeliin tilitoimiston toiminnanohjausjärjestelmä: mitä sen pitää osata.

Tiivistettynä vertailutaulukko voi näyttää tältä. Täytä sarakkeet jokaiselle vaihtoehdolle.

Painot ovat esimerkkejä. Aseta omat sen mukaan, mitkä ongelmat listallasi ovat suurimpia.

Miten hinnoittelumallit eroavat?

Tilitoimisto-ohjelmistojen hinnoittelussa on kaksi yleistä mallia, ja niiden ero kasvaa toimiston kasvaessa:

• Käyttäjäkohtainen hinta: maksat ohjelmistoa käyttävien henkilöiden mukaan. Asiakasmäärä ei vaikuta hintaan.
• Asiakasmäärään sidottu hinta: maksat asiakasyritysten mukaan, joskus lisäksi käyttäjistä.

Asiakasmäärään sidottu hinta rankaisee kasvusta: jokainen uusi asiakas kasvattaa ohjelmistokuluja, vaikka asiakas olisi pieni ja työ tehtäisiin entisillä tekijöillä.

Esimerkki toimistosta, jossa on kuusi käyttäjää ja 150 asiakasyritystä. Asiakasmäärään sidotun mallin hinta on keksitty esimerkkiluku, ei minkään tietyn ohjelmiston hinta.

Laske molemmat mallit omilla luvuillasi ja omalla kasvusuunnitelmallasi. Ota mukaan myös lisämoduulit, kuten asiakkaan tunteminen, jos ne hinnoitellaan erikseen.

Mitä kokonaiskustannukseen kuuluu kuukausihinnan lisäksi?

Kuukausihinta on vain osa kustannusta. Laske kolmen vuoden kokonaiskustannus, johon kuuluvat:

• käyttöönotto: maksullinen perustaminen, koulutukset ja tietojen siirto
• oma työaika: pohjien rakentaminen ja asiakastietojen syöttö, jos tuontia ei ole
• integraatiot: taloushallinto-ohjelman rajapinnan käytöstä voi tulla kuluja ohjelmiston omalla hinnastolla
• lisämoduulit: esimerkiksi KYC, sähköinen allekirjoitus tai raportointi
• vaihdon hinta: mitä maksaa lähteä, jos ohjelmisto ei sovi.

Viimeinen kohta jää usein huomiotta. Ohjelmisto, josta datan saa ulos vain maksua vastaan tai hankalassa muodossa, on kalliimpi kuin hinnasto kertoo.

Mitä tietoturvasta ja sopimusehdoista pitää kysyä?

Tilitoimiston järjestelmässä on asiakkaiden kirjanpitoa, palkkoja ja henkilötunnuksia. Kysy vähintään nämä:

1. Missä palvelimet ja tietokanta sijaitsevat?
2. Onko kaksivaiheinen tunnistautuminen käytössä?
3. Miten tilitoimistot on eristetty toisistaan tietokannassa?
4. Tallennetaanko arkaluonteiset tiedot, kuten henkilötunnukset, salattuina?
5. Kirjataanko muutokset ja tietojen avaukset lokiin?
6. Onko käytössä tietojenkäsittelysopimus (GDPR 28 artikla)?
7. Mikä on irtisanomisaika, ja saako koko datan ulos koneluettavassa muodossa?

Miten demo ja kokeilujakso käytetään hyödyksi?

Esittely näyttää ohjelmiston parhaat puolet. Kokeilujakso näyttää, miten se toimii sinun asiakkaillasi. Käytä molempia, ja tee kokeilu oikeilla tiedoilla.

1. Tuo kolme oikeaa asiakasta, mieluiten erilaisia: tavallinen kirjanpitoasiakas, palkka-asiakas ja hankala tapaus.
2. Rakenna yksi palvelupaketti ja katso, syntyvätkö tehtävät ja laskutus oikein.
3. Tee yksi kuukausi läpi: tehtävät, tunnit ja laskuluonnokset.
4. Pyydä kollega mukaan. Ohjelmisto, jota vain sen valitsija osaa käyttää, ei ole toiminnanohjausta.
5. Kokeile tuurausta: merkitse poissaolo ja katso, löytääkö tuuraaja kaiken tarvitsemansa.

Vertailupohja tulostettavaksi

• Omat tarpeet ja ongelmat on kirjattu ennen vertailua
• Vertailutaulukko on täytetty jokaiselle vaihtoehdolle
• Hinta on laskettu nykytilassa ja kasvusuunnitelman mukaan
• Kolmen vuoden kokonaiskustannus sisältää käyttöönoton, lisämoduulit ja integraatiot
• Tietoturva ja palvelinten sijainti on selvitetty
• Irtisanomisaika ja datan vienti on tarkistettu
• Kokeilussa on tehty yksi kuukausi läpi oikeilla asiakkailla
• Vähintään yksi kollega on testannut ohjelmistoa

Miten Tydyy sijoittuu vertailussa?

Tydyy on tehty suomalaisille tilitoimistoille, ja se kattaa asiakkuuden koko kaaren tarjouksesta raportointiin. Hinta määräytyy käyttäjien mukaan: 39,90 € kuukaudessa sisältää ensimmäisen käyttäjän, eikä asiakasyritysten määrä vaikuta hintaan. Palvelu toimii suomalaisilla palvelimilla Helsingissä, ja koko datan saa ladattua milloin tahansa. Katso hinnoittelu ja tietoturva, tai varaa esittely, niin käydään vertailutaulukko läpi yhdessä.

Jos hinnoittelu kiinnostaa myös omien pakettiesi osalta, lue kirjanpitopaketin hinnoittelu.

Mitä tilitoimisto-ohjelmisto maksaa?

Hinnat vaihtelevat hinnoittelumallin mukaan. Käyttäjäkohtaisessa mallissa hinta riippuu tekijöiden määrästä, asiakaskohtaisessa asiakasyritysten määrästä. Laske molemmat omilla luvuillasi ja ota mukaan käyttöönotto ja lisämoduulit.

Kannattaako ohjelmistoa vaihtaa kesken vuoden?

Vaihto onnistuu mihin aikaan tahansa, mutta tilinpäätöskauden ruuhka on huono hetki. Monelle sopii loppukesä tai alkusyksy, jolloin uusi järjestelmä on käytössä ennen vuodenvaihdetta.

Miten tiedot siirtyvät vanhasta järjestelmästä?

Riippuu ohjelmistoista. Parhaassa tapauksessa asiakkaat, sopimukset ja historia tuodaan suoraan edellisestä järjestelmästä tai tiedostona. Kysy vertailussa, mitä tietoja tuonti kattaa ja kuka sen tekee.

Mitä kokeilujakson aikana kannattaa testata?

Tee yksi kuukausi läpi oikeilla asiakkailla: tehtävät, tunnit ja laskuluonnokset. Kokeile myös tuurausta ja pyydä kollega testaamaan ohjelmistoa.

Katsotaan yhdessä, mitä sinun listallasi tydyy

Esittely kestää noin 30 minuuttia etäyhteydellä, eikä sinun tarvitse valmistella mitään.

Varaa esittely Kokeile ilmaiseksi