Epäilyttävä liiketoimi tilitoimistossa: milloin ja miten ilmoitetaan

Sisällys

1. Mikä on epäilyttävä liiketoimi?
2. Mitkä ovat varoitusmerkkejä kirjanpidossa?
3. Miten selvitys tehdään?
4. Miten ilmoitus tehdään?
5. Saako asiakkaalle kertoa?
6. Missä aineisto säilytetään?
7. Entä jos epäily koskee pakotelistaa?
8. Tarkistuslista
9. Miten Tydyy liittyy tähän?
10. Usein kysyttyä

Kirjanpitäjä näkee asiakkaan taloudesta enemmän kuin melkein kukaan muu. Juuri siksi kirjanpitäjät kuuluvat rahanpesulain piiriin: Lupa- ja valvontaviraston mukaan alalla toimivilla on ammattitaitonsa puolesta edellytykset havaita poikkeuksellisia ja epäilyttäviä liiketoimia.

Silti monelle ilmoitus on outo asia. Taloushallintoliiton kertoman mukaan aluehallintovirasto on todennut, että valtaosa tilitoimistoista ei ole koskaan tehnyt ilmoitusta. Kynnys voi tuntua korkealta, kun kyse on pitkäaikaisesta asiakkaasta eikä varmaa tietoa ole. Laki ei kuitenkaan edellytä varmuutta.

Mikä on epäilyttävä liiketoimi?

Epäilyttävä liiketoimi on asiakkaan epätavallinen liiketoimi, jonka todellista tarkoitusta ei ole saatu selville, tai liiketoimi, joka selvityksen jälkeenkin vaikuttaa epätavalliselta ilman asianmukaista perustetta.

Kirjanpitäjän kannalta epäily voi koskea myös veronkiertoa, ALV-petosta tai harmaata taloutta. Lupa- ja valvontaviraston ohjeen mukaan nekin ovat syitä tehdä ilmoitus.

Mitkä ovat varoitusmerkkejä kirjanpidossa?

Viraston ohje epäilyttävästä liiketoimesta ilmoittamisesta antaa kirjanpitäjille omat esimerkkinsä. Niitä ovat muun muassa:

Yksi merkki ei tarkoita rikosta. Se tarkoittaa, että asiaa pitää selvittää.

Miten selvitys tehdään?

Valvojan ohje kirjanpitäjille etenee kolmessa vaiheessa:

1. Havaitse. Epätavallisen huomaaminen edellyttää, että tunnet asiakkaan normaalin toiminnan.
2. Selvitä. Pyri hankkimaan lisäselvitystä. Voit pyytää esimerkiksi alkuperäiset sopimukset, joihin liiketoimi perustuu. Tarvittaessa selvitä varojen alkuperä.
3. Ilmoita. Jos liiketoimi vaikuttaa selvityksen jälkeenkin epäilyttävältä tai selvitystä ei saada, tee ilmoitus viipymättä.

Lisätietoa voi pyytää luonnollisena osana työtä. Asiakkaalle ei kuitenkaan saa paljastaa, että harkitset ilmoitusta tai olet tehnyt sen.

Miten ilmoitus tehdään?

Ilmoitus tehdään sähköisesti keskusrikospoliisin rahanpesun selvittelykeskuksen sovelluksella. Siinä kerrotaan:

• asiakkaan tuntemistiedot
• liiketoimen laatu
• varojen tai muun omaisuuden määrä ja valuutta
• varojen alkuperä tai kohde
• syy, joka teki liiketoimesta epäilyttävän
• onko liiketoimi suoritettu, keskeytetty vai onko siitä kieltäydytty.

Ilmoitus on tehtävä riippumatta siitä, onko asiakassuhdetta perustettu tai siitä kieltäydytty. Myös tilanne, jossa toimisto päättää olla ottamatta asiakasta epäilyn takia, voi siis johtaa ilmoitukseen.

Saako asiakkaalle kertoa?

Ei. Ilmoituksen tekemistä tai asiaan liittyvää selvittelyä ei saa paljastaa kenellekään, ei ilmoituksen kohteelle eikä toimiston muulle henkilöstölle. Myös ilmoittajan nimi ja henkilöllisyys ovat salassa pidettäviä.

Käytännössä toimistossa kannattaa nimetä ilmoituksista vastaava henkilö ja sopia, miten työntekijä tuo epäilyn tälle. Toimiston on myös huolehdittava, että ilmoituksen tehnyttä työntekijää suojellaan.

Missä aineisto säilytetään?

Ilmoitusta varten hankitut tiedot ja asiakirjat on pidettävä erillään asiakasrekisteristä, eikä niitä saa käyttää muuhun tarkoitukseen. Ne on poistettava viiden vuoden kuluttua asiakassuhteen päättymisestä tai epäilyttävän liiketoimen suorittamisesta, ellei säilyttäminen ole tarpeen esimerkiksi rikostutkinnan tai oikeudenkäynnin vuoksi. Silloin tarpeellisuus on tarkistettava vähintään kolmen vuoden välein ja tarkistus merkittävä.

Asiakkaalla ei ole oikeutta tarkastaa näitä tietoja.

Entä jos epäily koskee pakotelistaa?

Jos asiakas tai sen edunsaaja on pakote- tai jäädyttämislistalla, ilmoitetaan viipymättä Ulosottolaitokselle. Jos kirjanpitäjä havaitsee asiakkaan liikekumppanin kiertävän pakotteita tai olevan listalla, asiasta on syytä ilmoittaa Ulosottolaitokselle ja rahanpesun selvittelykeskukselle. Listoista kerrotaan lisää artikkelissa PEP ja pakotelistat.

Tarkistuslista

• Toimistossa on kirjallinen ohje epäilyttävien tilanteiden käsittelyyn
• Ilmoituksista vastaava henkilö on nimetty
• Toimisto tietää, miten ilmoitus tehdään rahanpesun selvittelykeskuksen sovelluksella
• Henkilöstö tuntee kirjanpidon varoitusmerkit
• Lisäselvityksen pyytäminen on ohjeistettu niin, ettei ilmoitus paljastu
• Ilmoitusaineisto säilytetään erillään asiakastiedoista
• Säilytysaikaa ja poistoa seurataan
• Ilmoittajan suojelu on huomioitu

Miten Tydyy liittyy tähän?

Tydyy ei tee ilmoituksia eikä arvioi epäilyjä puolestasi. Se auttaa perustassa: kun yrityksen liiketoiminta, edunsaajat ja riskiluokka ovat ajan tasalla asiakkaan tuntemisessa, poikkeavan toiminnan huomaa helpommin ja ilmoituksen vaatimat tuntemistiedot löytyvät nopeasti. Pidä itse ilmoitukset ja niiden aineisto erillään asiakastiedoista.

Riskien arvioinnista kerrotaan artikkelissa tilitoimiston riskiarvio.

Tämä artikkeli on yleiskatsaus eikä oikeudellista neuvontaa. Tarkista ajantasaiset vaatimukset Lupa- ja valvontaviraston ohjeista.

Pitääkö minulla olla todisteita rahanpesuilmoitukseen?

Ei. Rahanpesuilmoitus ei ole rikosilmoitus, eikä sen tueksi vaadita todisteita. Se tehdään matalalla kynnyksellä, viipymättä ja huolellisesti.

Pitääkö veronkierron epäilystä tehdä ilmoitus?

Lupa- ja valvontaviraston ohjeen mukaan kirjanpitäjän epäily veronkierrosta, ALV-petoksesta tai harmaasta taloudesta on syy tehdä ilmoitus rahanpesun selvittelykeskukselle.

Saanko kertoa asiakkaalle, että tein ilmoituksen?

Et. Ilmoituksen tekemistä tai asiaan liittyvää selvittelyä ei saa paljastaa ilmoituksen kohteelle eikä toimiston muulle henkilöstölle.

Mitä teen, jos asiakas ei anna lisäselvitystä?

Jos selvitystä ei saada, on tehtävä ilmoitus. Valvojan mukaan epäilys voi herätä myös siitä, ettei asiakas halua toimittaa pyydettyjä asiakirjoja tai ne vaikuttavat väärennetyiltä.

Katsotaan yhdessä, mitä sinun listallasi tydyy

Esittely kestää noin 30 minuuttia etäyhteydellä, eikä sinun tarvitse valmistella mitään.

Varaa esittely Kokeile ilmaiseksi