PEP ja pakotelistat: miten tilitoimisto tarkistaa asiakkaansa

Sisällys

1. Kuka on poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö?
2. Koskeeko PEP-asema myös perhettä?
3. Mitä PEP-asemasta seuraa?
4. Miten PEP-asema selvitetään käytännössä?
5. Mitä pakotelistoja tilitoimiston pitää tarkistaa?
6. Kuinka usein pakotelistat pitää tarkistaa?
7. Mitä tehdä, kun nimi osuu listalle?
8. Tarkistuslista
9. Miten tarkistus pysyy ajan tasalla ilman lisätyötä?
10. Usein kysyttyä

PEP-tarkistus ja pakotelistat ovat asiakkaan tuntemisen osat, jotka unohtuvat helpoimmin. Ne tehdään huolellisesti uuden asiakkaan kohdalla, mutta harva toimisto tarkistaa pitkäaikaisia asiakkaitaan uudelleen. Juuri siinä on riski: omistaja voi vaihtua, hallituksen jäsen voi nousta poliittiseen tehtävään ja pakotelistalle voi tulla uusia nimiä minä päivänä tahansa.

Tämä artikkeli syventää artikkelia asiakkaan tunteminen tilitoimistossa, jossa käydään läpi rahanpesulain velvoitteet kokonaisuutena.

Kuka on poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö?

Poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö (PEP, politically exposed person) on henkilö, joka toimii tai on toiminut merkittävässä julkisessa tehtävässä. Rahanpesulaki luettelee tehtävät, joita ovat esimerkiksi:

• valtionpäämies, hallituksen jäsen ja kansanedustaja
• puolueen hallituksen jäsen
• ylimmän oikeuden tuomari
• keskuspankin johtokunnan jäsen
• suurlähettiläs ja puolustusvoimien korkea upseeri
• valtion kokonaan omistaman yhtiön hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen
• kansainvälisen järjestön johtaja tai varajohtaja.

Keskitason tai sitä alemmat virkamiehet eivät ole PEP-henkilöitä. Kunnanvaltuutettu ei siis tavallisesti ole PEP, ellei hänellä ole samalla jotain luettelon tehtävistä.

Koskeeko PEP-asema myös perhettä?

Koskee. Tehostettu tunteminen ulottuu PEP-henkilön perheenjäseniin ja läheisiin yhtiökumppaneihin. Perheenjäseniä ovat puoliso tai avopuoliso, lapset ja heidän puolisonsa sekä vanhemmat. Läheinen yhtiökumppani on esimerkiksi henkilö, joka omistaa yrityksen yhdessä PEP-henkilön kanssa.

Tilitoimiston arjessa tämä tarkoittaa, että kysymys PEP-asemasta esitetään jokaisesta edustajasta ja tosiasiallisesta edunsaajasta, ei vain toimitusjohtajasta.

Mitä PEP-asemasta seuraa?

PEP-asema ei estä asiakkuutta. Se nostaa riskiä, joten asiakkaaseen sovelletaan tehostettua tuntemisvelvollisuutta:

• asiakkuuden aloittamiselle tai jatkamiselle haetaan johdon hyväksyntä
• varojen ja varallisuuden alkuperä selvitetään riittävällä tavalla
• asiakassuhdetta seurataan tehostetusti, eli tiedot päivitetään tiheämmin.

Kun henkilö lakkaa toimimasta tehtävässä, riskiä on arvioitava vielä vähintään 12 kuukauden ajan. Sen jälkeen tehostettu tunteminen voi päättyä, jos riski on arvion mukaan poistunut.

Miten PEP-asema selvitetään käytännössä?

Suomessa ei ole yhtä julkista PEP-rekisteriä, josta asian voisi tarkistaa. Siksi selvitys perustuu kolmeen keinoon:

1. Kysy asiakkaalta. Asiakkaan tuntemiskyselyssä on kysymys, onko edustaja, edunsaaja tai heidän perheenjäsenensä tai läheinen yhtiökumppaninsa PEP. Vastaus kirjataan.
2. Tarkista julkisista lähteistä. Hallituksen jäsenet, kansanedustajat ja valtionyhtiöiden hallitukset ovat julkisesti saatavilla.
3. Käytä kaupallista seulontaa, jos asiakaskunnassa on paljon ulkomaisia omistajia tai riskiarvio sitä edellyttää.

Tärkeintä on, että tieto kirjataan jokaiselle henkilölle erikseen, myös silloin kun vastaus on "ei".

Mitä pakotelistoja tilitoimiston pitää tarkistaa?

Pakotteet ovat voimassa sellaisenaan, eli kenenkään ei saa luovuttaa varoja listalla olevalle. Tilitoimiston on tarkistettava ainakin:

• EU:n pakoteluettelo: EU:n rajoittavien toimenpiteiden kohteena olevat henkilöt ja yhteisöt. Ylläpitäjä on Euroopan komissio.
• YK:n turvallisuusneuvoston pakoteluettelo: turvallisuusneuvoston pakotekomiteoiden yhdistetty luettelo.
• Kansallinen jäädyttämislista: keskusrikospoliisi ylläpitää listaa henkilöistä ja yhteisöistä, joiden varat on jäädytetty terrorismin rahoittamisen estämiseksi.

Tarkistus koskee asiakasyritystä, sen edustajia, hallituksen jäseniä ja tosiasiallisia edunsaajia.

Kuinka usein pakotelistat pitää tarkistaa?

Laki ei määrää tarkkaa väliä, mutta tarkistuksen on oltava riittävän tiheä, jotta osuma huomataan ennen kuin varoja ehditään luovuttaa. EU:n pakoteluetteloa päivitetään useita kertoja kuukaudessa, joten kerran vuodessa tehty tarkistus jättää pitkän katvealueen.

Käytännössä riittävä rytmi on:

• asiakkuuden alussa ennen ensimmäistä toimeksiantoa
• aina kun omistus, hallitus tai edustaja vaihtuu
• säännöllisesti koko asiakaskunnalle, mieluiten automaattisesti päivittäin.

Mitä tehdä, kun nimi osuu listalle?

Useimmat osumat ovat kaimoja. Siksi osuma käsitellään ensin selvityksenä, ei valmiina johtopäätöksenä:

1. Vertaa tunnistetietoja. Syntymäaika, kansalaisuus ja muut listan tiedot kertovat yleensä nopeasti, onko kyse samasta henkilöstä.
2. Kirjaa johtopäätös. Myös väärä osuma kirjataan perusteluineen, jotta tarkistus on jälkikäteen todennettavissa.
3. Jos osuma on todellinen, älä luovuta varoja tai tee maksuja asiakkaan puolesta. Varojen jäädyttämisestä ilmoitetaan Ulosottolaitokselle, ja asian käsittelee toimiston rahanpesuvastaava.
4. Arvioi ilmoitusvelvollisuus. Jos tilanteeseen liittyy epäilyttävä liiketoimi, siitä ilmoitetaan keskusrikospoliisin rahanpesun selvittelykeskukselle. Asiakkaalle ei kerrota ilmoituksesta.

Tarkistuslista

• PEP-asema on kysytty ja kirjattu jokaisesta edustajasta ja edunsaajasta
• Perheenjäsenet ja läheiset yhtiökumppanit on huomioitu kysymyksessä
• PEP-asiakkaan asiakkuudelle on johdon hyväksyntä ja varojen alkuperä on selvitetty
• EU:n ja YK:n pakoteluettelot sekä jäädyttämislista tarkistetaan säännöllisesti
• Tarkistus uusitaan, kun omistus, hallitus tai edustaja vaihtuu
• Osumat ja niiden selvitykset kirjataan, myös väärät osumat
• Rahanpesuvastaava ja ilmoitusmenettely on sovittu

Miten tarkistus pysyy ajan tasalla ilman lisätyötä?

Tydyyn KYC-lisäpalvelussa jokaisella henkilöllä on PEP-tieto, ja yrityksen tiedot esitäytetään YTJ:stä. EU:n ja YK:n pakoteluettelot sekä keskusrikospoliisin jäädyttämislista tarkistetaan koko asiakaskunnalle päivittäin. Mahdollinen osuma muuttaa asiakkaan tilaksi listaosuman ja luo tehtävän rahanpesuvastaavalle. Lue lisää asiakkaan tuntemisesta.

Tämä artikkeli on yleiskatsaus eikä oikeudellista neuvontaa. Tarkista ajantasaiset vaatimukset rahanpesulaista ja ulkoministeriön pakotesivuilta.

Onko kunnanvaltuutettu PEP?

Ei tavallisesti. Rahanpesulain PEP-määritelmä koskee merkittäviä julkisia tehtäviä, kuten ministereitä, kansanedustajia, ylimpien oikeuksien tuomareita ja valtionyhtiöiden johtoa. Kunnallinen luottamustehtävä ei yksin tee henkilöstä PEP-henkilöä.

Estääkö PEP-asema asiakkuuden?

Ei estä. PEP-asiakkaaseen sovelletaan tehostettua tuntemista: asiakkuudelle haetaan johdon hyväksyntä, varojen alkuperä selvitetään ja asiakassuhdetta seurataan tiiviimmin.

Kuinka usein pakotelistat pitää tarkistaa?

Laki ei määrää tarkkaa väliä. Listat muuttuvat usein, joten tarkistus kannattaa tehdä asiakkuuden alussa, aina omistusmuutoksen jälkeen ja säännöllisesti koko asiakaskunnalle, mieluiten automaattisesti päivittäin.

Mitä teen, jos asiakkaan nimi on pakotelistalla?

Selvitä ensin tunnistetiedoilla, onko kyse samasta henkilöstä. Jos osuma on todellinen, älä luovuta varoja tai tee maksuja asiakkaan puolesta, ilmoita jäädyttämisestä Ulosottolaitokselle ja kirjaa käsittely.

Katsotaan yhdessä, mitä sinun listallasi tydyy

Esittely kestää noin 30 minuuttia etäyhteydellä, eikä sinun tarvitse valmistella mitään.

Varaa esittely Kokeile ilmaiseksi