Automatisoitu KYC osana asiakkaan onboardingia

Sisällys

1. Mitä KYC:ssä voi automatisoida?
2. Miltä automatisoitu ketju näyttää?
3. Mitä automaatio ei tee?
4. Mitä asiakkaalle pitää kertoa?
5. Mistä automatisointi kannattaa aloittaa?
6. Tarkistuslista
7. Miten automatisoitu KYC toimii Tydyyssä?
8. Usein kysyttyä

Uuden asiakkaan alussa kaikilla on kiire. Avaavat saldot pitää saada, valtuudet kuntoon ja ensimmäinen ALV-ilmoitus tehdyksi. Jos KYC on erillinen tehtävä jonkun muistilistalla, se jää helposti viimeiseksi.

Lupa- ja valvontaviraston ohjeen mukaan kirjanpitäjän asiakassuhde on vakituinen, kun toimeksiantosopimus solmitaan, ja asiakas on lähtökohtaisesti tunnistettava ja todennettava asiakassuhdetta perustettaessa. KYC kuuluu siis käynnistyksen alkuun, ei sen perään. Muu käynnistys käydään läpi artikkelissa uuden asiakkaan käynnistys.

Mitä KYC:ssä voi automatisoida?

Taulukon oikea sarake on olennainen. Automaatio siirtää työn kirjoittamisesta harkintaan, mutta ei poista harkintaa.

Miltä automatisoitu ketju näyttää?

1. Tarjous hyväksytään. Asiakas ja sopimus syntyvät, ja puuttuvasta KYC:stä syntyy tehtävä vastuuhenkilölle.
2. Asiakkaalle lähtee linkki. Edustaja täyttää yrityksen liiketoiminnan, hallituksen ja edunsaajien tiedot sekä antaa tarvittavat liitteet.
3. Edustaja tunnistautuu. Vahva tunnistus todentaa vastaajan henkilöllisyyden. Edustusoikeus on silti varmistettava, esimerkiksi kaupparekisteristä tai valtakirjasta.
4. Tiedot seulotaan. Asiakas ja edunsaajat verrataan pakote- ja jäädyttämislistoihin.
5. Kirjanpitäjä tarkistaa. Tiedot luetaan läpi, puutteet pyydetään ja riskiluokka perustellaan.
6. Riskin mukainen hyväksyntä. Korkean riskin asiakkaan ja PEP-asiakkaan hyväksyy ylempi johto tai toimiston nimeämä vastuuhenkilö.
7. Seuraava päivitys ajastetaan. Määräpäivä tulee riskiluokasta, ja tieto on valmiina seuraavaa kierrosta varten.

Mitä automaatio ei tee?

Se ei siirrä vastuuta

Valvojan ohje on tässä suora: tuntemistoimet voi ulkoistaa, mutta vastuuta ei. Sopimuksen perusteella tuntemistoimia voi tehdä myös taho, joka ei itse ole ilmoitusvelvollinen, mutta velvoitteiden täyttymisestä vastaa aina tilitoimisto.

Se ei korvaa selonottoa

Pelkkä täytetty lomake ei riitä. Toimistolla on oltava selkeä käsitys siitä, mitä asiakkaan liiketoiminta pitää sisällään, miten sitä harjoitetaan ja miten laajaa se on. Vain silloin poikkeavat liiketoimet voi huomata kirjanpidosta.

Se ei saa toimia mustana laatikkona

Jos ohjelma ehdottaa riskiluokkaa, ehdotuksen peruste pitää ymmärtää ja kirjata. Riskiarviossa kannattaa kuvata myös käytössä olevat järjestelmät ja niiden puutteet, koska valvojan riskiarvio-ohjekin nostaa järjestelmät yhdeksi arvioitavista hallintakeinoista.

Se ei tee rahanpesuilmoitusta

Epäilyn arviointi on ihmisen työtä. Tästä lisää artikkelissa epäilyttävä liiketoimi tilitoimistossa.

Mitä asiakkaalle pitää kertoa?

Valvojan ohjeen mukaan asiakkaalle on ilmoitettava, että tuntemistietoja ja muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen. Pelkästään tätä varten kerättyjä tietoja ei saa käyttää muuhun tarkoitukseen, kuten markkinointiin. Automaattisen kyselyn alkuun tämä tieto sopii luontevasti.

Lyhyt selitys auttaa myös vastausprosenttia. Asiakkaalle voi kertoa, että laki velvoittaa pyytämään nämä tiedot kaikilta asiakkailta eikä kysymys ole epäilystä.

Mistä automatisointi kannattaa aloittaa?

1. Tee ensin riskiarvio. Se ratkaisee, mitä tietoja kerätään ja miltä asiakkailta.
2. Kirjoita menettely auki. Kuka lähettää, kuka tarkistaa ja kuka hyväksyy.
3. Automatisoi tiedonkeruu ja muistutukset. Niistä saa nopeimman hyödyn.
4. Lisää pakotelistojen seuranta. Käsin tehtynä se on työläin vaihe.
5. Ota mukaan vanhat asiakkaat. Tästä kerrotaan artikkelissa vanhojen asiakkaiden KYC.

Tarkistuslista

• KYC käynnistyy samalla, kun toimeksiantosopimus tehdään
• Asiakas saa selityksen siitä, miksi tietoja pyydetään ja mihin niitä käytetään
• Todentamisen menettely kirjataan asiakkaan tietoihin
• Edustusoikeus varmistetaan erikseen
• Pakotelistat tarkistetaan alussa ja aina niiden päivittyessä
• Riskiluokalle on kirjattu perustelu
• Korkean riskin asiakkaan hyväksyy nimetty henkilö
• Automaatio ja sen rajat on kuvattu riskiarviossa

Miten automatisoitu KYC toimii Tydyyssä?

Tydyyn KYC-lisäpalvelussa puuttuvasta KYC:stä syntyy tehtävä asiakkaan vastuuhenkilölle. Kirjanpitäjä lähettää asiakkaan edustajalle henkilökohtaisen linkin, joka on voimassa 7, 14 tai 30 päivää, ja edustaja täyttää kyselyn suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi. Yrityksen tiedot esitäytetään YTJ:stä. Vahvan tunnistuksen ollessa käytössä vastaaja tunnistautuu pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Palautetut vastaukset siirtyvät KYC-kierrokselle, jossa kirjanpitäjä tarkistaa ne ja hyväksyy kierroksen.

EU:n ja YK:n pakoteluettelot sekä keskusrikospoliisin jäädyttämislista tarkistetaan päivittäin, ja mahdollinen osuma on tehtävä rahanpesuvastaavalle. Korkean riskin asiakkaan hyväksyy vain pääkäyttäjä tai rahanpesuvastaava. Hyväksynnästä syntyy seuraava päivitystehtävä riskiluokan mukaiselle päivälle, ja myös rekisterissä havaitusta muutoksesta voi syntyä päivitystehtävä. Katso asiakkaan tunteminen.

Tämä artikkeli on yleiskatsaus eikä oikeudellista neuvontaa. Tarkista ajantasaiset vaatimukset Lupa- ja valvontaviraston ohjeesta.

Voiko KYC:n automatisoida kokonaan?

Ei. Tiedonkeruun, rekisterihaut, pakotelistojen seulonnan ja muistutukset voi automatisoida, mutta riskiluokan perustelu, hyväksyntä ja epäilyttävien tilanteiden arviointi vaativat ihmisen harkintaa.

Siirtyykö vastuu KYC-ohjelman toimittajalle?

Ei siirry. Lupa- ja valvontaviraston ohjeen mukaan velvoitteen suorittamisen voi ulkoistaa, mutta vastuuta sen noudattamisesta ei.

Milloin KYC pitää tehdä uudelle asiakkaalle?

Lähtökohtaisesti asiakassuhdetta perustettaessa. Kirjanpitäjän asiakassuhde on vakituinen, kun toimeksiantosopimus asiakkaan kirjanpidon hoitamisesta solmitaan.

Riittääkö vahva tunnistus edustajan todentamiseen?

Se todentaa henkilöllisyyden, mutta lisäksi on varmistettava, että henkilöllä on oikeus edustaa yritystä. Tämä voidaan tarkistaa esimerkiksi kaupparekisteristä tai valtakirjasta.

Katsotaan yhdessä, mitä sinun listallasi tydyy

Esittely kestää noin 30 minuuttia etäyhteydellä, eikä sinun tarvitse valmistella mitään.

Varaa esittely Kokeile ilmaiseksi