Tilitoimiston toimeksiantosopimus: mitä siihen kirjataan ja miksi

Sisällys

1. Miksi kirjallinen sopimus kannattaa aina tehdä?
2. Mitä sopimukseen kirjataan?
3. Kannattaako käyttää yleisiä sopimusehtoja?
4. Mitkä ovat yleisimmät aukot sopimuksissa?
5. Tarkistuslista
6. Miten sopimus ja hinnoittelu pysyvät samassa?
7. Usein kysyttyä

Moni tilitoimiston ja asiakkaan erimielisyys alkaa lauseesta "luulin, että se kuului pakettiin". Jos sopimuksessa lukee vain "kirjanpito 340 €/kk", kumpikin osapuoli täyttää aukot omilla oletuksillaan. Asiakas olettaa, että vuosi-ilmoitus ja muutama palkanlaskenta sisältyvät hintaan. Kirjanpitäjä olettaa, että tositteet tulevat ajallaan.

Toimeksiantosopimus on paikka, jossa nämä oletukset kirjoitetaan auki ennen kuin niistä tulee riita tai laskuttamatonta työtä.

Miksi kirjallinen sopimus kannattaa aina tehdä?

Suullinen sopimus on pätevä, mutta sen sisältöä on vaikea näyttää toteen. Kirjallinen sopimus:

• rajaa, mitkä tehtävät kuuluvat kiinteään hintaan ja mitkä laskutetaan erikseen
• jakaa vastuun: asiakas vastaa aineiston oikeellisuudesta ja toimittamisesta, tilitoimisto huolellisesta työstä
• antaa perusteen hinnanmuutokselle ja irtisanomiselle
• on osa asiakkaan tuntemista, koska siinä tunnistetaan sopijaosapuoli ja sen edustaja.

Mitä sopimukseen kirjataan?

Osapuolet ja yhteyshenkilöt

Asiakasyrityksen nimi, Y-tunnus ja sopimuksen allekirjoittaja. Lisäksi molempien yhteyshenkilöt: kuka asiakkaalla toimittaa aineiston ja kuka tilitoimistossa vastaa asiakkaasta.

Tehtävät

Tehtävät kannattaa luetella tarkasti, ei yleisnimikkeellä. Taloushallintoliiton sopimusmalleissa tähän käytetään tehtäväluetteloa, jossa jokaisen tehtävän kohdalla on merkitty, kumpi osapuoli sen tekee. Esimerkiksi:

Luettelo on samalla paketin määritelmä. Kun asiakas pyytää jotain, mitä luettelossa ei ole, kyse on lisätyöstä.

Aineiston toimitus ja aikataulu

Mihin mennessä tositteet ja tiliotteet toimitetaan, missä muodossa ja mihin järjestelmään. Kirjaa myös, mitä tapahtuu, jos aineisto myöhästyy: tilitoimisto ei vastaa eräpäivän ylittymisestä, jos aineisto saapui liian myöhään, ja kiireellisestä työstä voidaan laskuttaa erikseen.

Hinnoittelu ja laskutus

• kiinteä kuukausihinta ja mitä siihen sisältyy, esimerkiksi tositemäärän yläraja
• lisätöiden tuntihinta ja yksikköhinnat, kuten palkkalaskelma tai lisätosite
• ohjelmisto- ja lisenssimaksut sekä se, laskutetaanko ne edelleen asiakkaalta
• laskutusrytmi, maksuehto ja viivästyskorko.

Hinnoittelun perusteista kerrotaan artikkelissa kirjanpitopaketin hinnoittelu.

Hinnanmuutokset

Sovi, miten ja kuinka paljon etukäteen hinnanmuutoksesta ilmoitetaan, esimerkiksi kuukautta ennen muutoksen voimaantuloa. Ilman ehtoa jokainen korotus on neuvottelu tyhjästä. Kun korotukselle on sovittu menettely, alihinnoitellun asiakkaan hinnan korjaaminen on helpompaa.

Sopimuskausi ja irtisanominen

Onko sopimus voimassa toistaiseksi vai määräajan, ja mikä on irtisanomisaika. Tilitoimistoalalla irtisanomisaika on usein yhdestä kolmeen kuukautta. Kirjaa myös, mitä irtisanomisaikana tehdään: valmistuuko kesken oleva tilikausi, ja miten aineisto luovutetaan uudelle tilitoimistolle.

Vastuunrajoitus, salassapito ja henkilötiedot

Tilitoimiston vastuu rajataan tavallisesti tiettyyn määrään, esimerkiksi tietyn ajan palkkioihin. Lisäksi sopimuksessa tai sen liitteenä on henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus, koska tilitoimisto käsittelee asiakkaan työntekijöiden ja asiakkaiden henkilötietoja.

Kannattaako käyttää yleisiä sopimusehtoja?

Kannattaa. Taloushallintoliitto julkaisee tilitoimistoille yleiset sopimusehdot ja sopimusmallit, joita alalla käytetään laajasti. Ne kattavat esimerkiksi vastuunjaon, vastuunrajoituksen, salassapidon ja aineiston säilytyksen. Varsinaiseen sopimukseen kirjataan tällöin vain asiakaskohtaiset asiat: tehtävät, hinnat, aikataulut ja irtisanomisaika.

Kun käytät yleisiä ehtoja, varmista, että ne on toimitettu asiakkaalle ennen sopimuksen allekirjoittamista ja että sopimuksessa viitataan ehtojen tiettyyn versioon.

Mitkä ovat yleisimmät aukot sopimuksissa?

1. Tehtäväluettelo puuttuu. Paketti on kuvattu yhdellä sanalla, eikä kukaan tiedä, kuuluuko vuosi-ilmoitus siihen.
2. Tositemäärää ei ole rajattu. Kasvava asiakas tuottaa joka vuosi enemmän työtä samalla hinnalla.
3. Hinnanmuutosehto puuttuu. Korotus tuntuu asiakkaasta yllätykseltä.
4. Sopimus ja hinnoittelu elävät eri paikoissa. Sopimuksessa lukee eri hinta kuin laskulla, koska hintaa on muutettu vain laskutusohjelmaan.
5. Sopimusta ei päivitetä. Asiakkuus on muuttunut kolmessa vuodessa, mutta sopimus on alkuperäinen.

Tarkistuslista

• Osapuolet, allekirjoittaja ja yhteyshenkilöt on kirjattu
• Tehtäväluettelo kertoo, kumpi osapuoli tekee minkäkin tehtävän
• Aineiston toimituspäivä ja myöhästymisen seuraukset on sovittu
• Kiinteän hinnan sisältö, lisätöiden hinnat ja lisenssimaksut on eritelty
• Hinnanmuutoksen ilmoitusaika on sovittu
• Irtisanomisaika ja aineiston luovutus on kirjattu
• Yleiset sopimusehdot ja henkilötietojen käsittelysopimus ovat liitteinä
• Sopimus päivitetään, kun palvelun sisältö muuttuu

Miten sopimus ja hinnoittelu pysyvät samassa?

Tydyyssä hyväksytystä tarjouksesta syntyvät asiakas, hinnoittelu ja sopimus yhdellä painalluksella. Sopimuksella on irtisanomisaika, laskutusehdot ja muutoshistoria, ja se näyttää asiakkaan hinnoittelun suoraan, joten sopimus ja laskutus eivät voi erota toisistaan. Katso asiakkaat, sopimukset ja tarjoukset.

Uuden asiakkaan käynnistyksestä sopimuksen jälkeen kerrotaan artikkelissa uuden asiakkaan käynnistys.

Tämä artikkeli on yleiskatsaus eikä oikeudellista neuvontaa. Tarkista sopimusmallit ja yleiset ehdot Taloushallintoliitosta.

Onko tilitoimiston toimeksiantosopimus pakko tehdä kirjallisena?

Laki ei vaadi kirjallista muotoa, mutta kirjallinen sopimus on käytännössä välttämätön. Ilman sitä on vaikea osoittaa, mitkä tehtävät kuuluivat hintaan ja kumpi osapuoli vastasi mistäkin.

Mikä on tavallinen irtisanomisaika tilitoimistosopimuksessa?

Irtisanomisaika sovitaan sopimuksessa. Tilitoimistoalalla se on usein yhdestä kolmeen kuukautta. Lisäksi kannattaa sopia, miten kesken oleva tilikausi viedään loppuun ja aineisto luovutetaan.

Mikä on tehtäväluettelo?

Tehtäväluettelo on sopimuksen liite, jossa jokaisen taloushallinnon tehtävän kohdalla on merkitty, tekeekö sen tilitoimisto vai asiakas. Se määrittelee paketin sisällön ja tekee lisätyön tunnistamisesta helppoa.

Miten hinnanmuutoksesta pitää ilmoittaa?

Sopimuksessa sovitulla tavalla ja sovitussa ajassa, esimerkiksi kirjallisesti kuukautta ennen muutoksen voimaantuloa. Jos ehtoa ei ole, muutoksesta on neuvoteltava asiakkaan kanssa.

Kokeile Tydyytä 14 päivää maksutta

Tehtävät, työaika, laskutus ja kannattavuus samassa palvelussa. Asiakasyritysten määrä ei vaikuta hintaan.

Kokeile ilmaiseksi Varaa esittely