Työajanseuranta tilitoimistossa: mihin se päivä oikein meni?

Sisällys

1. Mitä työaikalaki vaatii?
2. Mitä eroa on työajalla ja tehtäväajalla?
3. Kuinka paljon kohdistamatonta aikaa saa olla?
4. Miksi tehtäväkirjaukset kannattaa tehdä heti?
5. Miten seuranta tukee hinnoittelua?
6. Tarkistuslista
7. Miten Tydyy erottaa työajan ja tehtäväajan?
8. Usein kysyttyä

Kirjanpitäjä on töissä seitsemän ja puoli tuntia. Tuntikirjauksiin päätyy viisi. Mihin loput kaksi ja puoli tuntia menivät? Osa sähköposteihin, osa puheluihin, osa kollegan auttamiseen ja osa asioihin, jotka eivät tuntuneet kirjaamisen arvoisilta. Yksittäisenä päivänä ero ei näytä paljolta, mutta vuodessa se on satoja tunteja, joita ei ole hinnoiteltu eikä laskutettu.

Mitä työaikalaki vaatii?

Työaikalaki (872/2019) velvoittaa työnantajan pitämään työaikakirjanpitoa. Siihen merkitään jokaiselta työntekijältä tehdyt työtunnit sekä niistä maksetut korotukset. Säännöllinen työaika, lisätyö ja ylityö on pystyttävä erottamaan toisistaan, ja liukuvassa työajassa myös kertymä on merkittävä.

Työaikakirjanpito on näytettävä pyynnöstä työntekijälle itselleen sekä työsuojeluviranomaiselle. Tarkemmat säännöt lisä- ja ylityöstä sekä liukumasta tulevat työehtosopimuksesta.

Mitä eroa on työajalla ja tehtäväajalla?

Tilitoimistossa kannattaa seurata kahta eri asiaa:

• Työaika vastaa kysymykseen: kauanko olit töissä? Se on työaikakirjanpidon, liukuman ja palkanlaskennan pohja.
• Tehtäväaika vastaa kysymykseen: mihin aika meni? Se kirjataan asiakkaalle ja tehtävälle, ja siitä syntyvät laskutus ja kannattavuus.

Kun molemmat ovat samassa järjestelmässä, niiden erotus on kohdistamaton aika. Se on aikaa, joka käytettiin johonkin, mutta ei kirjattu millekään asiakkaalle tai sisäiselle työlle.

Kuinka paljon kohdistamatonta aikaa saa olla?

Sopiva taso riippuu toimiston tavoista, mutta suunta on tärkeämpi kuin yksittäinen luku. Esimerkiksi:

Tiistai on poikkeus. Jos kohdistamaton aika selvitetään saman päivän aikana, sen syy on vielä muistissa: ehkä asiakkaan puhelu, jota ei kirjattu, tai kokous, joka kuului sisäiseen työhön. Viikon kuluttua samaa tietoa ei enää saa.

Miksi tehtäväkirjaukset kannattaa tehdä heti?

Jälkikäteen tehty kirjaus perustuu arvioon, ja arviot ovat järjestelmällisesti liian pieniä. Pienet asiat, kuten viiden minuutin puhelu tai nopea tarkistus, jäävät kokonaan pois. Juuri niistä alihinnoiteltu asiakas syntyy.

Käytännön keinoja:

• Ajastin tehtävälle. Kun aloitat tehtävän, ajastin käynnistyy yhdellä painalluksella, ja kun vaihdat tehtävää, edellinen pysähtyy.
• Kirjaus päivän päätteeksi. Jos ajastinta ei käytetä, kirjaukset tehdään viimeistään saman päivän lopussa.
• Sisäinen työ omalle koodilleen. Koulutus, kokoukset ja toimiston omat asiat kirjataan sisäiselle työlle, jotta ne eivät näy kohdistamattomana aikana.
• Laskutettava aika erikseen. Käytetty aika kirjataan sellaisenaan. Jos laskutettava aika on eri, se merkitään erikseen, jolloin kannattavuusluvut perustuvat todelliseen aikaan.

Miten seuranta tukee hinnoittelua?

Kiinteähintaisen paketin kannattavuus näkyy vain, jos sille kirjataan todellinen aika. Kun tiedät, että asiakkaan kirjanpito vie keskimäärin 5,9 tuntia kuukaudessa, voit verrata sitä hintaan ja tavoitetuntihintaan. Tästä kerrotaan tarkemmin artikkeleissa alihinnoiteltu asiakas ja tilitoimiston tunnusluvut.

Tarkistuslista

• Työaikakirjanpito erottaa säännöllisen työajan, lisätyön ja ylityön
• Liukumasaldo näkyy työntekijälle itselleen
• Tehtäväaika kirjataan asiakkaalle ja tehtävälle, mieluiten ajastimella
• Sisäiselle työlle on omat koodit
• Kohdistamaton aika tarkistetaan päivittäin tai viikoittain
• Käytetty ja laskutettava aika pidetään erillään
• Hyväksytty työaika siirtyy palkanlaskentaan ilman käsin kopiointia

Miten Tydyy erottaa työajan ja tehtäväajan?

Tydyyssä on kaksi kelloa. Työaikakello kertoo, kauanko olit töissä, ja tehtäväkello kertoo, mihin aika meni. Päivän kattavuus näyttää kellotetun osuuden, kohdistamattoman ajan ja aukot heti, ja jaksoja voi korjata niin, että muutokset jäävät historiaan. Liukumasaldo, lisä- ja ylityö lasketaan taloushallintoalan työehtosopimuksen oletussäännöillä, ja hyväksytty aineisto siirtyy palkkajärjestelmään CSV-tiedostona. Katso työaika ja tunnit.

Onko työajanseuranta pakollista?

Työaikalaki velvoittaa työnantajan pitämään työaikakirjanpitoa tehdyistä työtunneista ja niistä maksetuista korotuksista. Tehtäväkohtainen ajanseuranta ei ole lakisääteistä, mutta ilman sitä kiinteähintaisten pakettien kannattavuutta ei voi seurata.

Mitä on kohdistamaton aika?

Kohdistamaton aika on työajan ja tehtäville kirjatun ajan erotus. Se on aikaa, joka käytettiin töissä, mutta jota ei kirjattu millekään asiakkaalle tai sisäiselle työlle.

Pitääkö kirjanpitäjän kirjata jokainen puhelu?

Kannattaa, jos puhelu koskee asiakasta. Lyhyetkin puhelut ja tarkistukset kertyvät kuukaudessa tunneiksi, ja ilman kirjausta ne puuttuvat sekä laskutuksesta että kannattavuuslaskelmasta.

Saako laskutettava aika poiketa käytetystä ajasta?

Saa. Käytetty aika kannattaa kuitenkin kirjata sellaisenaan ja laskutettava aika erikseen, jotta kannattavuus lasketaan todellisesta ajasta.

Kokeile Tydyytä 14 päivää maksutta

Tehtävät, työaika, laskutus ja kannattavuus samassa palvelussa. Asiakasyritysten määrä ei vaikuta hintaan.

Kokeile ilmaiseksi Varaa esittely