Excelistä toiminnanohjaukseen: tilitoimiston siirtymä vaihe vaiheelta

Sisällys

1. Milloin Excelistä kannattaa luopua?
2. Mitä tietoja siirretään?
3. Miten siirtymä valmistellaan?
4. Missä järjestyksessä käyttöönotto etenee?
5. Mitä tehdä vanhalle taulukolle?
6. Tarkistuslista
7. Miten tiedot siirtyvät Tydyyhyn?
8. Usein kysyttyä

Lähes jokaisessa tilitoimistossa on ainakin yksi taulukko, jota ilman toimisto ei toimisi. Se voi olla ALV-kausien seuranta, asiakkaiden hinnasto tai vuosilomakalenteri. Taulukko on syntynyt tarpeeseen, ja sitä on laajennettu vuosien mittaan. Sen logiikan tuntee kunnolla vain yksi ihminen.

Excel ei ole ongelma. Ongelma on se, että taulukko ei muistuta, ei näytä muutoshistoriaa luotettavasti eikä tiedä, kuka on lomalla.

Milloin Excelistä kannattaa luopua?

Siirtymä kannattaa aloittaa, kun useampi näistä pitää paikkansa:

• Samasta taulukosta on useita versioita, eikä kukaan ole varma, mikä on uusin.
• Tehtävä jää tekemättä, koska sitä ei ollut merkitty taulukkoon tai joku poisti rivin.
• Tunnit kirjataan yhteen paikkaan ja laskutus tehdään toisessa, ja niiden välillä kopioidaan käsin.
• Poissaolijan tehtäviä ei näe kukaan muu.
• Asiakkaan hinnan muutos täytyy päivittää kolmeen eri tiedostoon.
• Kannattavuutta ei pysty laskemaan ilman iltapäivän mittaista taulukkotyötä.

Mitä tietoja siirretään?

Siirrettävät tiedot kannattaa jakaa kolmeen ryhmään:

Historiaa ei tarvitse siirtää kaikkea. Jos haluat verrata kannattavuutta edelliseen vuoteen, siirrä viimeisen 12 kuukauden kirjaukset. Vanhempi aineisto voi jäädä arkistoon.

Miten siirtymä valmistellaan?

1. Siivoa asiakasluettelo

Poista päättyneet asiakkaat, yhdistä tuplat ja tarkista, että jokaisella asiakkaalla on Y-tunnus tai asiakasnumero. Ne ovat avaimia, joilla eri lähteiden tiedot yhdistetään. Taloushallinto-ohjelman asiakasrekisteri on usein luotettavin lähde.

2. Yhtenäistä paketit ja hinnat

Jos taulukossa on kymmeniä eri hintoja samalle palvelulle, nyt on hyvä hetki koota ne muutamaksi paketiksi. Paketoinnista ja hinnoittelusta kerrotaan artikkelissa kirjanpitopaketin hinnoittelu.

3. Kirjaa toistuvat tehtävät pohjiksi

Kirjoita jokaisesta toistuvasta tehtävästä, kuten kuukauden kirjanpidosta tai palkka-ajosta, tarkistuslista. Kun pohja on kerran tehty, tehtävät syntyvät asiakkaille automaattisesti oikeilla eräpäivillä. Toistuvista eräpäivistä kerrotaan artikkelissa tilitoimiston vuosikello 2027.

4. Valitse siirtymän ajankohta

Hyvä ajankohta on kuukauden alku hiljaisempana aikana, ei tilinpäätösruuhkan keskellä. Moni toimisto aloittaa syksyllä, jotta uusi järjestelmä on tuttu ennen alkuvuoden ruuhkaa.

Missä järjestyksessä käyttöönotto etenee?

1. Käyttäjät ja tiimit. Kuka kuuluu mihinkin tiimiin ja kuka on kenenkin esihenkilö.
2. Asiakkaat ja vastuuhenkilöt. Tuonti tiedostosta tai edellisestä järjestelmästä.
3. Paketit, sopimukset ja hinnat. Jokaiselle asiakkaalle oikea paketti ja hinta.
4. Tehtäväpohjat. Toistuvat tehtävät tarkistuslistoineen.
5. Ajanseuranta. Kaikki kirjaavat tunnit uuteen järjestelmään samasta päivästä alkaen.
6. Ensimmäinen laskutus. Ensimmäinen kuukausi kannattaa tarkistaa rinnakkain vanhan tavan kanssa.

Tärkeintä on yksi selvä vaihtopäivä. Jos tehtäviä seurataan kuukauden ajan kahdessa paikassa, kumpikaan ei ole ajan tasalla.

Mitä tehdä vanhalle taulukolle?

Lukitse se ja arkistoi. Älä poista, koska siitä voi joutua tarkistamaan vanhoja tietoja, mutta älä myöskään jatka sen päivittämistä. Kun kaikki tietävät, että taulukko on vain luettavissa, uusi järjestelmä muuttuu ainoaksi totuudeksi.

Tarkistuslista

• Asiakasluettelo on siivottu, ja jokaisella asiakkaalla on Y-tunnus tai asiakasnumero
• Paketit ja hinnat on yhtenäistetty
• Toistuvista tehtävistä on tehty pohjat tarkistuslistoineen
• Siirtymän ajankohta on valittu ruuhkan ulkopuolelta
• Vaihtopäivä on sovittu ja kerrottu koko toimistolle
• Ensimmäinen laskutus tarkistetaan rinnakkain
• Vanha taulukko on lukittu ja arkistoitu

Miten tiedot siirtyvät Tydyyhyn?

Tydyy avataan valmiista mallista, jossa on tehtäväpohjat tarkistuslistoineen, tuotteet ja mallipaketit. Asiakasluettelo, palvelupaketit ja lisenssimaksut tuodaan tiedostosta, ja sarakkeet tunnistetaan otsikoista. Asiakasrekisterin voi tuoda taloushallinto-ohjelmasta Excelinä, jolloin asiakkaat yhdistetään asiakasnumerolla tai Y-tunnuksella. Jos tiedot ovat jo toisessa järjestelmässä, käyttäjät, asiakkaat, sopimukset, laskut ja työaikakirjaukset tuodaan vaiheittain, ja jokaisen vaiheen voi esikatsella ennen hyväksyntää. Katso käyttöönotto ja siirtyminen.

Järjestelmän valinnasta kerrotaan artikkelissa tilitoimisto-ohjelmiston valinta.

Kuinka kauan siirtymä Excelistä kestää?

Pienessä toimistossa perustiedot saa siirrettyä muutamassa päivässä, jos asiakasluettelo on siisti. Eniten aikaa vievät pakettien yhtenäistäminen ja tehtäväpohjien kirjoittaminen, mutta ne tehdään vain kerran.

Pitääkö vanhat tuntikirjaukset siirtää?

Ei välttämättä. Jos haluat verrata kannattavuutta edelliseen vuoteen, viimeisen 12 kuukauden kirjaukset riittävät. Vanhempi historia voi jäädä arkistoon.

Milloin siirtymä kannattaa tehdä?

Kuukauden alussa ja hiljaisempana aikana. Moni toimisto aloittaa syksyllä, jotta uusi järjestelmä on tuttu ennen tilinpäätösruuhkaa.

Voiko Exceliä käyttää siirtymän jälkeen?

Voi raporttien jatkokäsittelyyn, mutta tehtävien, tuntien ja hintojen seuranta kannattaa pitää yhdessä paikassa. Vanha taulukko lukitaan ja arkistoidaan.

Kokeile Tydyytä 14 päivää maksutta

Tehtävät, työaika, laskutus ja kannattavuus samassa palvelussa. Asiakasyritysten määrä ei vaikuta hintaan.

Kokeile ilmaiseksi Varaa esittely