Uuden asiakkaan käynnistys: tarkistuslista tilitoimistolle

Sisällys

1. Mitä tehdään ennen kuin työ alkaa?
2. Kirjanpidon käynnistys
3. Palkanlaskennan käynnistys
4. Reskontran käynnistys
5. Kuka vastaa mistäkin?
6. Milloin toistuvat tehtävät alkavat?
7. Miten käynnistys pysyy samana joka kerta?
8. Usein kysyttyä

Uusi asiakas on tilitoimistolle hyvä uutinen ja pieni projekti. Ensimmäiset viikot ratkaisevat paljon: jos ALV-ilmoitus myöhästyy, koska valtuus puuttui, tai palkat lasketaan väärin, koska kertymät jäivät saamatta, luottamus kärsii heti alussa.

Käynnistys on kuitenkin joka kerta lähes sama. Siksi se kannattaa tehdä tarkistuslistan mukaan, ei muistin varassa. Tämä artikkeli kokoaa listan yhteisiin vaiheisiin ja vastuualueittain kirjanpitoon, palkanlaskentaan ja reskontraan.

Mitä tehdään ennen kuin työ alkaa?

Ensimmäiset vaiheet ovat yhteisiä kaikille asiakkaille, ja ne kannattaa tehdä ennen kuin ensimmäinen tosite kirjataan.

Toimeksiantosopimus

Sopimus kirjataan ennen työn alkua. Siinä sovitaan ainakin palvelut, hinnoittelu, veloitusrajat, laskutusehdot ja irtisanomisaika. Taloushallintoliiton yleiset sopimusehdot ovat monessa toimistossa sopimuksen liitteenä.

Hyvä käytäntö on, että sopimus syntyy suoraan hyväksytystä tarjouksesta. Silloin hinnat ja palvelut ovat samat kuin tarjouksessa, eikä mitään tarvitse kirjoittaa uudelleen.

Asiakkaan tunteminen

Rahanpesulaki edellyttää, että asiakas tunnistetaan ennen asiakassuhteen alkua: yrityksen tiedot, edustajat, tosiasialliset edunsaajat ja PEP-asema, sekä edustajan henkilöllisyyden todentaminen. Pakotelistat tarkistetaan, ja asiakkaalle määritetään riskiluokka.

Tarkemmin vaatimuksista kerrotaan artikkelissa asiakkaan tunteminen tilitoimistossa.

Valtuudet

Tilitoimisto tarvitsee valtuudet asioida asiakkaan puolesta. Tyypillisesti tarvitaan:

• Suomi.fi-valtuudet Verohallinnon asiointiin (OmaVero)
• valtuus tulorekisteriin, jos toimisto hoitaa palkat
• tarvittaessa muut valtuudet, esimerkiksi Tullin tai Patentti- ja rekisterihallituksen asioihin.

Valtuuksien puuttuminen on yleisin syy siihen, että ensimmäinen ilmoitus myöhästyy. Pyydä ne heti sopimuksen jälkeen.

Aloituspalaveri

Aloituspalaverissa sovitaan käytännöt: miten aineisto toimitetaan, kuka asiakkaalla vastaa mistäkin, mitkä ovat aikataulut ja miten yhteyttä pidetään. Palaveri kannattaa pitää ennen ensimmäisen kuukauden aineiston toimittamista.

Kirjanpidon käynnistys

Kirjanpitäjän aloituslista:

• Avaavat saldot, edellinen tilinpäätös, pääkirja ja tase-erittelyt edelliseltä tilitoimistolta
• Tilikartta, ALV-käsittely ja kirjausohjeet
• Pankkiyhteys sekä tiliotteiden ja ostolaskujen kierto
• Ensimmäisen kauden kirjanpidon ja ALV-ilmoituksen aikataulu
• Verohallinnon valtuus (Suomi.fi) ja pääsy OmaVeroon
• Pääsy kirjanpitojärjestelmään ja tarvittavat siirtovaltuudet

Edellisen tilitoimiston kanssa kannattaa sopia selvä rajapäivä: mihin kuukauteen asti edellinen hoitaa ja mistä uusi aloittaa. Epäselvä raja tarkoittaa usein kahteen kertaan kirjattuja tai kokonaan kirjaamatta jääneitä tositteita.

Palkanlaskennan käynnistys

Palkanlaskijan aloituslista:

• Henkilöstötiedot, työsopimukset ja verokortit
• Palkkakausi, palkkapäivä ja työehtosopimus
• Kuluvan vuoden palkkakertymät edelliseltä palkanlaskijalta
• Tulorekisterin valtuus (Suomi.fi) ja työeläkevakuutus
• Tapaturma- ja työttömyysvakuutus

Kertymät ovat tärkeimmät. Ilman niitä vuosilomapalkat, lomarahat ja vuoden yhteenvedot menevät väärin. Pyydä ne kirjallisesti ja tarkista, että ne täsmäävät tulorekisterin tietoihin.

Reskontran käynnistys

Jos toimisto hoitaa myynti- tai ostoreskontran, aloituslista on tämä:

• Avoimet myynti- ja ostoreskontran erät edelliseltä tilitoimistolta
• Myyntilaskutuksen tapa, laskupohjat ja verkkolaskuosoitteet
• Maksuehdot, maksumuistutukset ja perintä
• Maksuliikenteen hyväksyntä ja maksuaineistot

Kuka vastaa mistäkin?

Käynnistys venyy, jos kaikki odottavat toisiaan. Siksi jokaiselle vaiheelle nimetään vastuuhenkilö:

Jos asiakkaalle ei vielä ole nimetty kirjanpitäjää, se on ensimmäinen tehtävä. Valinta kannattaa tehdä kuormituksen ja osaamisen perusteella: kenen kalenteriin asiakas mahtuu, ja kuka tuntee asiakkaan ohjelmiston ja kielen. Kuormituksen ennakoinnista kerrotaan artikkelissa tilinpäätösruuhka: resursointi ja kuormitus etukäteen.

Milloin toistuvat tehtävät alkavat?

Käynnistyksen viimeinen vaihe on toistuvien tehtävien aloittaminen: kuukausikirjanpito, ALV-ilmoitukset, palkat ja tilinpäätös. Ne alkavat asiakkuuden alkupäivästä sovitun jaon mukaan.

Tässä kohtaa tehdään helposti virhe: jos toistuvat tehtävät luodaan käsin, ensimmäinen jakso jää joko kahdelle toimistolle tai ei kummallekaan. Kun tehtävät syntyvät asiakkuuden alkupäivästä automaattisesti, raja on selvä.

Miten käynnistys pysyy samana joka kerta?

Tarkistuslista toimii vain, jos se on käytössä joka kerta. Paperilla tai taulukossa lista unohtuu kiireessä, ja jokainen kirjanpitäjä alkaa tehdä käynnistyksen omalla tavallaan.

Tydyyssä hyväksytystä tarjouksesta syntyvät asiakas, hinnoittelu ja sopimus kerralla, ja asiakkaalle luodaan käynnistystehtävät: yhteiset tehtävät, kuten asiakkaan tunteminen, Suomi.fi-valtuudet, toimeksiantosopimus ja starttipalaveri, sekä jokaiselle vastuuhenkilölle oma käynnistystehtävä tarkistuslistoineen. Toistuvat tehtävät alkavat asiakkuuden alusta. Katso asiakkaat, sopimukset ja tarjoukset.

Kokonaiskuva asiakkuuden vaiheista löytyy artikkelista tilitoimiston toiminnanohjausjärjestelmä.

Mitä tilitoimisto tarvitsee uudelta asiakkaalta?

Ainakin toimeksiantosopimuksen, asiakkaan tuntemistiedot ja edustajan henkilöllisyyden todentamisen, Suomi.fi-valtuudet sekä edellisen tilitoimiston aineistot, kuten avaavat saldot ja palkkakertymät.

Kuinka kauan uuden asiakkaan käynnistys kestää?

Se riippuu siitä, kuinka nopeasti valtuudet ja edellisen tilitoimiston aineistot saadaan. Kun vaiheet tehdään tarkistuslistan mukaan, käynnistys mahtuu yleensä ensimmäiseen kuukauteen.

Pitääkö asiakkaan tunteminen tehdä ennen työn aloittamista?

Kyllä. Rahanpesulain mukaan asiakas tunnistetaan ja edustajan henkilöllisyys todennetaan ennen asiakassuhteen aloittamista.

Mitä edelliseltä tilitoimistolta pitää pyytää?

Avaavat saldot, edellinen tilinpäätös, pääkirja ja tase-erittelyt, avoimet reskontraerät sekä kuluvan vuoden palkkakertymät. Sovi myös selvä rajapäivä, josta uusi toimisto aloittaa.

Kokeile Tydyytä 14 päivää maksutta

Tehtävät, työaika, laskutus ja kannattavuus samassa palvelussa. Asiakasyritysten määrä ei vaikuta hintaan.

Kokeile ilmaiseksi Varaa esittely