Tilinpäätösruuhka: resursointi ja kuormitus etukäteen

Sisällys

1. Miksi tilinpäätöskausi kasautuu?
2. Mitä kausikertoimet ovat?
3. Miten kuormitus lasketaan?
4. Miten ruuhkaa tasataan ennen kuin se alkaa?
5. Mitä asiakkaille kannattaa kertoa syksyllä?
6. Tarkistuslista tilinpäätöskauteen
7. Miten kuormituksen näkee etukäteen ilman taulukkoa?
8. Usein kysyttyä

Jokainen tilitoimisto tietää, että kevät on kiireinen. Silti ruuhka yllättää joka vuosi: yksi kirjanpitäjä hukkuu, toisella on tilaa, ja huhtikuun lopussa tehdään iltoja, koska aineisto tuli maaliskuussa.

Syy ei ole se, että ruuhkaa ei tiedettäisi, vaan se, että sitä ei lasketa. Kun kuormitus nähdään etukäteen henkilöittäin ja kuukausittain, työt voi jakaa ennen kiirettä eikä sen keskellä.

Miksi tilinpäätöskausi kasautuu?

Suurimmalla osalla yrityksistä tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös laaditaan neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, ja yhteisön veroilmoitus on annettava samassa ajassa. Kalenterivuoden asiakkaiden tilinpäätökset ja veroilmoitukset osuvat siis tammi–huhtikuuhun.

Samaan aikaan jatkuvat kuukausikirjanpito, ALV-ilmoitukset ja palkat. Lisäksi alkuvuoteen osuvat vuosi-ilmoitukset ja palkanlaskennan vuodenvaihteen työt. Kevään kuormitus ei siis ole tavallinen kuukausi plus tilinpäätökset, vaan tavallinen kuukausi plus tilinpäätökset plus vuodenvaihteen työt.

Vuosikellon kaikki toistuvat määräajat on koottu artikkeliin tilitoimiston vuosikello 2027.

Mitä kausikertoimet ovat?

Kausikerroin kertoo, kuinka paljon tavallista enemmän työtä tehtävä vie tiettynä kuukautena. Esimerkiksi kuukausikirjanpito vie joulukuussa ja tammikuussa enemmän aikaa, koska tilikauden päättäminen vaatii jaksotuksia ja täsmäytyksiä.

Esimerkki yhden asiakkaan kirjanpidosta:

Kun kertoimet ja tilinpäätöksen työmäärä kirjataan kerran, kuormitus voidaan laskea jokaiselle kuukaudelle etukäteen. Ilman niitä suunnitelma näyttää tasaiselta, ja ruuhka tulee yllätyksenä.

Miten kuormitus lasketaan?

Kuormitus on suunniteltu työ jaettuna käytettävissä olevalla ajalla:

Kuormitus = suunniteltu aika / käytettävissä oleva aika

Suunniteltu aika lasketaan henkilön tulevista tehtävistä kausikertoimineen. Käytettävissä oleva aika tulee viikkotyöajasta, josta vähennetään poissaolot ja se osuus, joka ei ole asiakastyötä, kuten sisäiset palaverit ja koulutus.

Esimerkki kahdesta kirjanpitäjästä kevätkaudella:

Matin kuorma ylittää käytettävissä olevan ajan helmi- ja maaliskuussa. Anna on lähellä täyttä, mutta mahtuu. Kun tämä nähdään marraskuussa, kahden asiakkaan tilinpäätös voidaan siirtää Annalle tai Matin maaliskuun lomaa voidaan siirtää. Huhtikuussa on liian myöhäistä.

Miten ruuhkaa tasataan ennen kuin se alkaa?

Kun kuormitus on laskettu, käytettävissä on viisi keinoa:

1. Jaa tilinpäätökset uudelleen. Siirrä yksittäisiä tilinpäätöksiä ylikuormitetulta henkilöltä sille, jolla on tilaa. Tilinpäätös on hyvä siirrettävä työ, koska se on kertaluonteinen.
2. Aikaista aineistoa. Sovi asiakkaiden kanssa jo syksyllä, milloin tilinpäätösaineisto toimitetaan. Mitä aikaisemmin aineisto tulee, sitä enemmän työtä voi tehdä tammikuussa.
3. Porrasta tavoitepäivät. Kaikkia tilinpäätöksiä ei tarvitse tehdä huhtikuun viimeisellä viikolla. Aseta jokaiselle oma tavoitepäivä helmi–huhtikuulle.
4. Siirrä joustavia töitä. Sisäiset kehitystyöt, koulutukset ja muut joustavat työt kannattaa tehdä syksyllä tai kesällä.
5. Ajoita lomat. Kevään lomat kannattaa suunnitella kuormituksen mukaan, ei vain toiveiden.

Mitä asiakkaille kannattaa kertoa syksyllä?

Tilinpäätöksen aikataulu riippuu yhtä paljon asiakkaasta kuin toimistosta. Lähetä marras–joulukuussa jokaiselle tilinpäätösasiakkaalle viesti, jossa kerrot:

• mitä aineistoa tilinpäätökseen tarvitaan (esimerkiksi inventaario, saamiset ja velat, lainojen saldot, käyttöomaisuuden muutokset)
• mihin päivään mennessä aineisto pitää toimittaa
• miten aineisto toimitetaan
• kenelle kysymykset osoitetaan.

Kun aineistolla on päivämäärä, sen seuraaminen on helppoa. Kun päivää ei ole, aineisto tulee silloin, kun asiakas ehtii.

Tarkistuslista tilinpäätöskauteen

• Jokaiselle tilinpäätösasiakkaalle on nimetty tekijä
• Tilinpäätösten työmäärä on arvioitu ja kirjattu
• Kuormitus on laskettu henkilöittäin tammi–huhtikuulle
• Ylikuormitetuilta henkilöiltä on siirretty töitä ennen vuodenvaihdetta
• Asiakkaille on kerrottu aineiston määräpäivä
• Tilinpäätöksille on porrastetut tavoitepäivät
• Kevään lomat on suunniteltu kuormituksen mukaan
• Joustavat sisäiset työt on siirretty syksyyn tai kesään

Miten kuormituksen näkee etukäteen ilman taulukkoa?

Kuormituslaskelman voi tehdä taulukossa, mutta se vanhenee heti, kun yksikin asiakas tulee, lähtee tai vaihtaa tekijää. Laskelma on hyödyllinen vain, jos se päivittyy itse.

Tydyyn resursointi laskee kuormituksen tulevien tehtävien suunnitellusta ajasta, kausikertoimista ja poissaoloista 12 kuukautta eteenpäin henkilöittäin, tiimeittäin ja toimistoittain. Uuden asiakkaan vaikutuksen näkee ennen sopimusta, ja paras ehdokas ehdotetaan kuormituksen ja osaamisen perusteella. Suunniteltu aika myös oppii toteumasta: kun kirjatut tunnit poikkeavat arviosta, saat ehdotuksen uudeksi ajaksi. Katso resursointi.

Kuormituksen rinnalla kannattaa seurata myös laskutusastetta, käyttöastetta ja €/h:ta.

Milloin tilinpäätösruuhkaan kannattaa alkaa valmistautua?

Viimeistään marraskuussa. Silloin on vielä aikaa jakaa tilinpäätökset uudelleen, sopia aineiston määräpäivät asiakkaiden kanssa ja suunnitella kevään lomat.

Mikä on kausikerroin?

Kausikerroin kertoo, kuinka paljon tavallista enemmän työtä tehtävä vie tiettynä kuukautena. Esimerkiksi kerroin 1,5 tammikuussa tarkoittaa, että kirjanpito vie silloin puolitoistakertaisen ajan.

Miten ylikuormituksen näkee etukäteen?

Laske henkilöittäin ja kuukausittain suunniteltu työ kausikertoimineen ja vertaa sitä käytettävissä olevaan aikaan, josta poissaolot on vähennetty. Yli sadan prosentin kuukaudet ovat ylikuormitettuja.

Kannattaako tilinpäätöksiä siirtää toiselle tekijälle?

Kyllä, jos kuormitus sitä vaatii. Tilinpäätös on kertaluonteinen työ, joten sen siirtäminen on helpompaa kuin kuukausikirjanpidon.

Katsotaan yhdessä, mitä sinun listallasi tydyy

Esittely kestää noin 30 minuuttia etäyhteydellä, eikä sinun tarvitse valmistella mitään.

Varaa esittely Kokeile ilmaiseksi