Kuukausilaskutus tilitoimistossa: paketit, ylitykset ja tuntiliitteet

Sisällys

1. Mistä tilitoimiston kuukausilasku koostuu?
2. Miksi veloitusrajat ovat tärkeitä?
3. Mitä tuntityö ja lisätyöt ovat?
4. Milloin tarvitaan ennakkolasku?
5. Miten hyvityslasku tehdään oikein?
6. Miksi summia kannattaa verrata edelliseen kuukauteen?
7. Mitä tuntiliitteessä pitää olla?
8. Miten laskut siirtyvät taloushallinto-ohjelmaan?
9. Tarkistuslista kuukauden laskutukseen
10. Miten kuukausilaskutuksen saa yhteen paikkaan?
11. Usein kysyttyä

Kuukauden laskutus on monessa tilitoimistossa yksi kuukauden raskaimmista päivistä. Paketit tulevat sopimuksista, ylitykset tositemääristä, tuntityöt kirjauksista ja lisenssimaksut omasta listastaan. Jokainen lähde on eri paikassa, ja jokaisessa voi olla virhe.

Laskutus on myös se kohta, jossa raha jää helpoimmin saamatta. Unohtunut ylitys tai laskuttamatta jäänyt lisätyö ei näy missään, koska puuttuvaa riviä ei kukaan huomaa. Tässä artikkelissa käydään läpi, mistä lasku koostuu ja miten laskutuksen saa sujuvaksi ja luotettavaksi.

Mistä tilitoimiston kuukausilasku koostuu?

Tavallisen pakettiasiakkaan lasku rakentuu viidestä osasta:

Jokainen rivi tulee eri lähteestä. Paketti tulee sopimuksesta, ylitys tositemäärästä, tuntityö tuntikirjauksista, kappaleet tehtäville kirjatuista määristä ja palvelumaksut asiakkaan hinnoittelusta. Laskutuksen vaikeus ei ole laskeminen vaan kokoaminen.

Miksi veloitusrajat ovat tärkeitä?

Veloitusraja kertoo, mitä kuukausihintaan sisältyy ja mistä ylitys alkaa. Tyypillisiä rajoja ovat tositemäärä, palkkalaskelmien määrä ja tunnit.

Ilman rajaa paketti on avoin sitoumus. Kun asiakkaan liiketoiminta kasvaa, työ kasvaa, mutta lasku pysyy samana. Tämä on yleisin syy alihinnoitteluun, josta kerrotaan lisää artikkelissa alihinnoiteltu asiakas.

Raja toimii vain, jos määrät kirjataan. Kun kirjanpitäjä kirjaa tositemäärän tehtävälle samalla kun kuittaa kuukauden kirjanpidon valmiiksi, ylitys syntyy laskulle ilman erillistä muistamista. Jos määrä puuttuu, laskutuksessa siitä pitää varoittaa.

Mitä tuntityö ja lisätyöt ovat?

Paketin ulkopuolinen työ laskutetaan tuntihinnalla. Tyypillisiä esimerkkejä ovat:

• yritysjärjestelyt ja yhtiömuodon muutokset
• poikkeukselliset selvitykset viranomaisille
• rästikirjanpito
• neuvonta, joka ei sisälly pakettiin.

Lisätöiden ongelma on, että ne tehdään usein lennosta. Asiakas soittaa, kirjanpitäjä auttaa, eikä kumpikaan ajattele laskutusta. Siksi tuntikirjauksessa pitää voida merkitä, laskutetaanko työ erikseen vai sisältyykö se pakettiin, ja merkinnän pitää kulkea laskulle asti.

Milloin tarvitaan ennakkolasku?

Ennakkolasku sopii töihin, joiden laajuus on etukäteen tiedossa ja jotka halutaan laskuttaa ennen kuin työ on valmis. Tyypillinen esimerkki on rästikirjanpito: asiakas tulee uutena, ja edellisten kuukausien kirjanpito pitää tehdä kerralla.

Ennakkolaskussa on kaksi tärkeää asiaa:

1. Ennakko pitää vähentää myöhemmältä laskulta. Kun työ tehdään ja kirjataan, käytetty osuus kuitataan ennakosta, eikä samaa työtä laskuteta toista kertaa.
2. Käyttämätön ennakko pitää näkyä. Jos työtä tehtiin ennakoitua vähemmän, erotus hyvitetään tai vähennetään seuraavalta laskulta.

Miten hyvityslasku tehdään oikein?

Hyvityslasku tarvitaan, kun laskussa on virhe: väärä hinta, väärä määrä tai kokonaan väärä asiakas. Hyvitys voi koskea koko laskua tai vain valittuja rivejä.

Hyvityksessä on yksi sudenkuoppa: jos hyvitetyt tunnit katoavat, niitä ei voi laskuttaa uudelleen oikein. Hyvä käytäntö on, että hyvitys palauttaa tunnit laskutettaviksi. Silloin kuukauden voi laskuttaa uudelleen oikeilla tiedoilla.

Miksi summia kannattaa verrata edelliseen kuukauteen?

Vertailu edelliseen kuukauteen on nopein tapa löytää virheet ennen lähettämistä. Kun jokaisen asiakkaan summa näkyy rinnakkain edellisen kuukauden kanssa, poikkeamat erottuvat heti:

Kivikorennon lasku on 140 euroa edellistä pienempi. Syy voi olla oikea, esimerkiksi elokuun lisätyö. Se voi myös kertoa, että syyskuun tuntityö tai ylitys puuttuu. Kumpi tahansa, se kannattaa tarkistaa ennen kuin lasku lähtee.

Mitä tuntiliitteessä pitää olla?

Tuntiliite kertoo asiakkaalle, mistä laskutettu tuntityö koostuu. Hyvä liite vähentää kysymyksiä ja reklamaatioita. Siinä on:

• päivämäärä ja tekijä
• tehtävä tai selite, joka kertoo asiakkaalle, mitä tehtiin
• käytetty aika ja laskutettava aika, jos ne eroavat
• tilitoimiston logo ja asiakkaan tiedot.

Tuntiliitteen pitää kulkea laskun mukana samaan taloushallinto-ohjelmaan, josta lasku lähetetään asiakkaalle.

Miten laskut siirtyvät taloushallinto-ohjelmaan?

Useimmat tilitoimistot lähettävät laskut asiakkaille taloushallinto-ohjelmasta, kuten Procountorista, Netvisorista tai Fennoasta. Toiminnanohjauksesta laskuluonnokset voi siirtää ohjelmaan kahdella tavalla:

• Rajapinnan kautta: luonnokset siirtyvät suoraan keskeneräisinä tuntiliitteineen, ja laskun tila voidaan tarkistaa takaisin.
• Tiedostona: luonnokset ladataan siirtotiedostona ja tuodaan ohjelmaan.

Kummassakin tapauksessa laskun hyväksyminen ja lähettäminen kannattaa jättää ihmiselle. Viimeinen silmäys ennen lähettämistä on halpa vakuutus.

Tarkistuslista kuukauden laskutukseen

• Kaikkien kuukauden tehtävien määrät (tositteet, palkkalaskelmat) on kirjattu
• Lisätyöt on merkitty laskutettaviksi
• Laskuluonnokset on luotu kaikille asiakkaille kerralla
• Summia on verrattu edelliseen kuukauteen, ja poikkeamat on tarkistettu
• Ennakot on vähennetty ja hyvitykset käsitelty
• Tuntiliitteet ovat laskujen mukana
• Luonnokset on siirretty taloushallinto-ohjelmaan
• Laskutetut kirjaukset on lukittu, ettei samaa työtä laskuteta kahdesti

Miten kuukausilaskutuksen saa yhteen paikkaan?

Laskutus nopeutuu eniten, kun kaikki rivit syntyvät samasta paikasta, jossa työ tehdään ja kirjataan. Silloin kokoaminen ei ole erillinen työ.

Tydyyssä kuukausilaskutus kokoaa paketit, palvelumaksut, tuntityön, ylitykset, kappaleet ja minimilaskutuksen asiakkaittain, ja luonnokset syntyvät kaikille kerralla. Summat näkyvät rinnakkain edellisen kuukauden kanssa, ja puuttuvasta kappalemäärästä varoitetaan. Luonnokset siirtyvät tuntiliitteineen Procountoriin, Netvisoriin tai Fennoaan keskeneräisinä, eikä asiakkaalle lähetetä mitään automaattisesti. Katso laskutus.

Pakettien hinnoittelusta kerrotaan artikkelissa kirjanpitopaketin hinnoittelu.

Mitä tilitoimiston laskulla pitää olla?

Pakettiasiakkaan laskulla on tavallisesti paketin kuukausihinta, veloitusrajan ylitykset, erikseen laskutettava tuntityö, kappaleveloitukset ja palvelumaksut. Tuntityöstä kannattaa liittää tuntiliite.

Miten ylitykset laskutetaan?

Kirjaa kuukauden määrä, esimerkiksi tositteet, tehtävälle. Veloitusrajan ylittävä osuus laskutetaan sovitulla kappale- tai tuntihinnalla.

Milloin käytetään ennakkolaskua?

Kun työn laajuus on etukäteen tiedossa ja se halutaan laskuttaa ennen valmistumista, esimerkiksi rästikirjanpidossa. Ennakko vähennetään myöhemmältä laskulta, kun työ tehdään.

Miten estetään saman työn laskuttaminen kahdesti?

Lukitse laskutetut kirjaukset, jolloin niitä ei voi lisätä uudelle laskulle. Lukituksen avaamiselle kannattaa vaatia syy.

Kokeile Tydyytä 14 päivää maksutta

Tehtävät, työaika, laskutus ja kannattavuus samassa palvelussa. Asiakasyritysten määrä ei vaikuta hintaan.

Kokeile ilmaiseksi Varaa esittely