Laskutusaste, käyttöaste ja €/h: tilitoimiston tärkeimmät tunnusluvut

Sisällys

1. Mikä on laskutusaste?
2. Mikä on käyttöaste?
3. Mikä on laskutus tunnilta?
4. Esimerkki: yksi kirjanpitäjä yhden kuukauden ajalta
5. Miksi 100 prosenttia ei ole tavoite?
6. Mitä tehdä, kun luvut ovat matalat?
7. Kuinka usein tunnuslukuja kannattaa seurata?
8. Miten tunnusluvut saa ilman taulukkoa?
9. Usein kysyttyä

Tilitoimiston kannattavuus on yksinkertaista matematiikkaa: myytävää on aika, ja jokaisen tunnin pitää tuottaa enemmän kuin se maksaa. Silti monessa toimistossa tiedetään liikevaihto ja palkkasumma, mutta ei sitä, miten niiden välinen ero syntyy.

Kolme tunnuslukua kertoo sen: laskutusaste, käyttöaste ja laskutus tunnilta. Ne ovat helppoja laskea, kun tunnit kirjataan, ja ne vastaavat eri kysymyksiin.

Mikä on laskutusaste?

Laskutusaste kertoo, kuinka suuri osa tehdystä työajasta päätyy asiakkaalle laskutettavaksi.

Laskutusaste = laskutettava aika / työaika

Työaika on aika, jonka henkilö on ollut töissä työaikakellon mukaan. Laskutettava aika on asiakastyötä, joka laskutetaan tai joka sisältyy laskutettavaan pakettiin.

Laskutusaste vastaa kysymykseen: kuinka paljon tehdystä työstä saamme rahaksi? Matala laskutusaste tarkoittaa, että paljon aikaa menee sisäiseen työhön, kirjaamattomaan työhön tai työhön, jota ei laskuteta.

Mikä on käyttöaste?

Käyttöaste kertoo, kuinka suuri osa käytettävissä olevasta ajasta menee asiakastyöhön.

Käyttöaste = asiakastyö / käytettävissä oleva aika

Käytettävissä oleva aika lasketaan viikkotyöajasta arkipäiviltä, ja siitä vähennetään poissaolot, kuten lomat ja sairauspoissaolot.

Käyttöaste vastaa kysymykseen: onko tekijöillä tilaa ottaa lisää töitä? Se on resursoinnin mittari. Matala käyttöaste voi tarkoittaa, että toimistossa on vapaata kapasiteettia uusille asiakkaille. Korkea käyttöaste taas kertoo, että seuraava asiakas ei mahdu ilman ylitöitä.

Mikä on laskutus tunnilta?

Laskutus tunnilta (€/h) kertoo, mitä asiakastyön tunti tuottaa keskimäärin.

Laskutus tunnilta = laskutus / kirjattu asiakastyö

Tämä on pakettihinnoittelun tärkein mittari. Kun asiakas maksaa kiinteää kuukausihintaa, tuntihinta ei näy laskulla. Se pitää laskea jälkikäteen kirjatuista tunneista. Jos laskutus tunnilta jää alle tavoitetuntihinnan, paketti on alihinnoiteltu tai työtä tehdään enemmän kuin hinnoittelussa oletettiin.

Esimerkki: yksi kirjanpitäjä yhden kuukauden ajalta

Tunnusluvut:

Mitä luvut kertovat? Kirjanpitäjä käyttää 80 prosenttia ajastaan asiakastyöhön, mikä on hyvä taso. Asiakastyöstä 14 tuntia jää kuitenkin laskuttamatta, ja laskutus tunnilta (64 €/h) jää alle esimerkiksi 70 €/h:n tavoitteen. Kehityskohde ei siis ole kiire vaan hinnoittelu: osa paketeista on liian edullisia, tai lisätyötä ei laskuteta.

Miksi 100 prosenttia ei ole tavoite?

Täysi laskutusaste tai käyttöaste kuulostaa tehokkaalta, mutta se olisi varoitusmerkki. Jokainen tilitoimisto tarvitsee aikaa työhön, jota ei voi laskuttaa:

• perehdytys ja koulutus, esimerkiksi lakimuutokset ja uudet ohjelmistot
• sisäiset palaverit ja työn suunnittelu
• myynti ja tarjoukset
• toimiston omat kehitystyöt, kuten tehtäväpohjat ja ohjeet
• tauot ja palautuminen kiireisten kausien jälkeen.

Jos käyttöaste on jatkuvasti lähellä sataa prosenttia, nämä jäävät tekemättä tai ne tehdään ylitöinä. Silloin ensimmäinen pitkä sairausloma tai tilinpäätösruuhka kaataa aikataulut.

Sopiva taso riippuu roolista. Kirjanpitäjältä voi odottaa korkeampaa käyttöastetta kuin esihenkilöltä, jonka työhön kuuluu johtamista ja myyntiä. Aseta tavoitteet henkilöittäin tai rooleittain, älä koko toimistolle yhtenä lukuna.

Mitä tehdä, kun luvut ovat matalat?

Tunnusluvut eivät itse korjaa mitään, mutta ne kertovat, mistä kannattaa aloittaa.

Ensimmäinen tarkistus on aina kirjaaminen. Jos tunteja ei kirjata kattavasti, kaikki luvut ovat vääriä. Päivän kohdistamaton aika, eli työajan ja tehtäville kirjatun ajan ero, kertoo nopeasti, jääkö työtä kirjaamatta.

Kuinka usein tunnuslukuja kannattaa seurata?

Kuukausi on sopiva jakso. Viikko on liian lyhyt, koska yksittäinen poissaolo tai tilinpäätös heiluttaa lukuja. Vuosi on liian pitkä, koska ongelma ehtii maksaa paljon ennen kuin se huomataan.

Seuraa kolmea asiaa:

1. Trendi: paraneeko vai heikkeneekö luku kuukaudesta toiseen?
2. Vertailu tavoitteeseen: onko luku tavoitteen ylä- vai alapuolella?
3. Hajonta henkilöittäin: onko jollakin poikkeuksellisen matala tai korkea taso?

Hajonta on usein kiinnostavin. Jos yhden kirjanpitäjän laskutus tunnilta on muita selvästi matalampi, syy voi olla hänen asiakkaissaan eikä hänen työssään.

Miten tunnusluvut saa ilman taulukkoa?

Tunnusluvut vaativat kolmea tietoa samasta paikasta: työajan, kirjatut tunnit ja laskutuksen. Kun ne ovat eri ohjelmissa, laskeminen jää helposti tekemättä.

Tydyyssä johdon raporteissa laskutus, kate, laskutusaste, käyttöaste ja laskutus tunnilta näkyvät kuukausittain ja henkilöittäin, ja niitä verrataan edelliseen kuukauteen. Työaika tulee työaikakellosta ja tunnit tehtäville kirjatuista ajoista, joten erillistä kokoamista ei tarvita. Katso kannattavuus ja raportit.

Kun laskutus tunnilta jää alle tavoitteen, lue seuraavaksi alihinnoiteltu asiakas: näin tunnistat ja korjaat sen.

Mitä eroa on laskutusasteella ja käyttöasteella?

Laskutusaste vertaa laskutettavaa aikaa työaikaan ja kertoo, kuinka paljon työstä saadaan rahaksi. Käyttöaste vertaa asiakastyötä käytettävissä olevaan aikaan ja kertoo, kuinka paljon kapasiteettia on käytössä.

Mikä on hyvä laskutusaste tilitoimistossa?

Sopiva taso riippuu roolista ja toimiston tavasta laskea. Tärkeämpää kuin yksittäinen luku on trendi ja vertailu omaan tavoitteeseen. Sataa prosenttia ei kannata tavoitella.

Miten laskutus tunnilta lasketaan pakettiasiakkaalle?

Jaa asiakkaan kuukauden laskutus asiakkaalle kirjatuilla tunneilla. Pakettihinnoittelussa tämä on ainoa tapa nähdä, mitä tunti oikeasti tuottaa.

Pitääkö kaikkien tunnit kirjata?

Tunnusluvut ovat vain niin hyviä kuin kirjaukset. Jos asiakastyötä jää kirjaamatta, käyttöaste näyttää liian matalalta ja laskutus tunnilta liian korkealta.

Katsotaan yhdessä, mitä sinun listallasi tydyy

Esittely kestää noin 30 minuuttia etäyhteydellä, eikä sinun tarvitse valmistella mitään.

Varaa esittely Kokeile ilmaiseksi