Tilitoimiston työntekijän perehdytys: miksi se on tärkeää ja miten se tehdään

Sisällys

1. Miksi perehdytys on tilitoimistossa erityisen tärkeää?
2. Mitä laki vaatii?
3. Millainen on hyvä perehdytysohjelma?
4. Mitkä ovat yleisimmät virheet?
5. Tarkistuslista
6. Miten perehdytys hoituu Tydyyssä?
7. Usein kysyttyä

Uusi kirjanpitäjä aloittaa maanantaina. Tunnukset ovat osittain auki, varahenkilö on lomalla ja kollega lupaa näyttää asiat, kun ALV-ilmoitukset on saatu pois alta. Perjantaina uusi työntekijä on tehnyt muutaman tiliöinnin, kysynyt samat asiat kolmelta ihmiseltä ja miettii, oliko paikan vaihto hyvä ajatus.

Tilitoimistossa perehdytys jää helposti kiireen jalkoihin, koska kokeneet ihmiset ovat aina kiinni eräpäivissä. Juuri siksi se kannattaa suunnitella etukäteen.

Miksi perehdytys on tilitoimistossa erityisen tärkeää?

Virhe voi maksaa asiakkaalle

Väärin ymmärretty ohje voi johtaa myöhästyneeseen ilmoitukseen, veroseuraamukseen tai väärään palkkaan. Virhe ei jää talon sisälle, vaan näkyy asiakkaalle.

Tiedot ovat arkaluonteisia

Uusi työntekijä pääsee heti käsiksi palkkoihin, henkilötunnuksiin ja asiakkaiden liiketoimintaan. Salassapito ja tietoturva on käytävä läpi ennen kuin asiakasaineisto avataan.

Asiakaskohtainen tieto on ihmisten päissä

Sopimus kertoo paketin, mutta ei sitä, että asiakas toimittaa tositteet aina viimeisenä päivänä tai haluaa hoitaa asiat puhelimessa. Perehdytys on hyvä hetki saada myös tämä hiljainen tieto kirjalliseksi.

Hyvä alku pitää ihmisen talossa

Osaavista kirjanpitäjistä on kilpailua. Sekava ensimmäinen viikko antaa uudelle työntekijälle kuvan koko työpaikasta.

Perehdytys on kannattavuuskysymys

Jos uusi työntekijä tuottaa laskutettavaa työtä kuukauden aiemmin, säästö on helppo laskea. Toisaalta perehdyttäjän aika on poissa asiakastyöstä, joten työ kannattaa huomioida resursoinnissa etukäteen.

Mitä laki vaatii?

• Työturvallisuuslaki velvoittaa työnantajan antamaan työntekijälle riittävät tiedot työpaikan haitta- ja vaaratekijöistä sekä perehdyttämään hänet työhön, työpaikan olosuhteisiin ja työvälineisiin.
• Rahanpesulaki edellyttää, että työntekijät saavat koulutuksen lain noudattamisen varmistamiseksi. Lupa- ja valvontaviraston ohjeen mukaan koulutuksen ajankohdasta, sisällöstä ja osallistujista on pidettävä kirjaa, jotta sen voi osoittaa valvojalle.
• Tietosuoja: henkilötietoja käsittelevän on tiedettävä, miten niitä saa käsitellä. Käytännössä se kuuluu perehdytykseen ja salassapitositoumukseen.
• Työsopimuslaki: koeaika voi olla enintään kuusi kuukautta, joten arviointi kannattaa ajoittaa hyvissä ajoin ennen sen päättymistä.

Millainen on hyvä perehdytysohjelma?

Ennen ensimmäistä päivää

• Työsopimus ja salassapitositoumus on allekirjoitettu.
• Tunnukset ovat valmiina kirjanpito- ja palkkaohjelmiin, sähköpostiin ja muihin palveluihin.
• Oikeudet on rajattu tehtävän mukaan, eikä kaikkea avata varmuuden vuoksi.
• Perehdyttäjä on nimetty, ja sille on varattu aikaa.

Ensimmäinen päivä

• Työpaikka, ihmiset ja käytännöt: työaika, poissaoloilmoitukset ja ajanseuranta.
• Palkka-asiat: verokortti, tilinumero ja henkilötiedot.
• Työterveyshuolto ja lähiomaisen yhteystiedot.
• Oma tehtävälista ja ohjeiden löytyminen.

Ensimmäinen viikko

• Tietoturva ja salassapito.
• Rahanpesulain perusteet ja toimiston toimintaohje: asiakkaan tunteminen, varoitusmerkit ja epäilyttävästä liiketoimesta ilmoittaminen.
• Vastuuasiakkaat ja varahenkilö.
• Asiakkaiden erityispiirteet ja tulevat eräpäivät.

Ensimmäinen kuukausi

• Ensimmäiset kuukausikierrokset tehdään parin kanssa, ja ne tarkistetaan.
• Eräpäivien rytmi, työnkulut ja laskutus käydään läpi.
• Palautekeskustelu kuukauden kohdalla: mikä toimi ja mitä pitää vielä käydä läpi.

Koeajan loppuun mennessä

• Itsenäinen vastuu asiakkaista lisääntyy sovitusti.
• Osaaminen ja koulutustarpeet, kuten KLT-tutkinto, käydään läpi.
• Koeajan arviointi tehdään yhdessä hyvissä ajoin.

Mitkä ovat yleisimmät virheet?

1. Perehdytys jätetään kollegan vastuulle ilman aikaa. Perehdyttäjän omat työt pitää keventää.
2. Kaikki kerrotaan ensimmäisenä päivänä. Tieto kannattaa annostella ja palata siihen.
3. Ohjeita ei ole kirjoitettu. Kirjatut tarkistuslistat auttavat uutta työntekijää, tuuraajaa ja seuraavaakin tulokasta.
4. Asiakkaita siirretään ilman läpikäyntiä. Asiakkaasta pitää kertoa enemmän kuin sen nimi.
5. Palaute jää keräämättä. Uusi työntekijä näkee, mikä talossa on epäselvää.
6. Perehdytyksestä ei jää merkintää. Silloin sitä on vaikea osoittaa tai kehittää.

Tarkistuslista

• Työsopimus ja salassapitositoumus on allekirjoitettu
• Tunnukset ja käyttöoikeudet on rajattu tehtävän mukaan
• Perehdyttäjä on nimetty, ja hänen kuormaansa on kevennetty
• Tietoturva- ja salassapito-ohjeet on käyty läpi
• Rahanpesulain koulutus on annettu ja kirjattu
• Vastuuasiakkaat ja varahenkilö on nimetty
• Ensimmäiset työt on tarkistettu
• Palautekeskustelu on pidetty kuukauden kohdalla
• Koeajan arviointi on kalenterissa

Miten perehdytys hoituu Tydyyssä?

Tydyyssä tilitoimisto voi määrittää oman perehdytysohjelmansa. Kun uusi käyttäjä lisätään, ohjelmasta syntyy tehtävät sekä uudelle työntekijälle että hänen esihenkilölleen, ja eräpäivät lasketaan aloituspäivästä. Valmiissa ohjelmassa ovat tunnukset, työsopimus, Tydyyn käytön aloitus, tietoturva- ja salassapito-ohjeet, vastuuasiakkaat ja varahenkilö, palautekeskustelu ja koeajan arviointi. Kuittaukset jäävät tehtävien historiaan, joten perehdytyksestä jää jälki. Katso tiimit ja poissaolot.

Kun työntekijä vaihtaa asiakasvastuita, avoimet ja tulevat tehtävät siirtyvät uudelle vastuuhenkilölle, eikä muistilappuja tarvita.

Tämä artikkeli on yleiskatsaus eikä oikeudellista neuvontaa. Tarkista ajantasaiset velvoitteet työturvallisuuslaista, työsopimuslaista ja Lupa- ja valvontaviraston ohjeesta.

Miksi perehdytys on tärkeää tilitoimistossa?

Se vähentää virheitä asiakastyössä, suojaa arkaluonteisia tietoja ja nopeuttaa itsenäistä työskentelyä. Lisäksi se täyttää työnantajan lakisääteisiä velvoitteita ja vaikuttaa siihen, viihtyykö uusi työntekijä talossa.

Kuinka kauan kirjanpitäjän perehdytys kestää?

Riippuu kokemuksesta ja toimiston tavoista. Perusasiat käydään läpi ensimmäisellä viikolla, ensimmäiset kuukausikierrokset tehdään tuettuna, ja perehdytys jatkuu koeajan arviointiin asti.

Pitääkö työntekijälle antaa rahanpesulain koulutus?

Pitää. Rahanpesulaki edellyttää henkilöstön kouluttamista, ja Lupa- ja valvontaviraston mukaan koulutuksen ajankohdasta, sisällöstä ja osallistujista on pidettävä kirjaa.

Kuka vastaa perehdytyksestä?

Vastuu on työnantajalla. Käytännön työn voi tehdä esihenkilö tai nimetty perehdyttäjä, jolle on varattu siihen aikaa.

Kokeile Tydyytä 14 päivää maksutta

Tehtävät, työaika, laskutus ja kannattavuus samassa palvelussa. Asiakasyritysten määrä ei vaikuta hintaan.

Kokeile ilmaiseksi Varaa esittely